「生産性を向上させたい」「タスクが山積みになっている」とお悩みであれば、スケジュール管理能力を向上させて効率化をするのが一番です。
スケジュール管理能力は生産性の向上も期待できること、転職時に自己PRの材料としても効果的であることから、具体的にどのようなものか理解し身につけておくことをおすすめします。
今回はスケジュール管理能力に関する基礎知識、スケジュール管理能力が生産性の向上に役立つ理由、スケジュール管理能力が転職時の自己PRに役立つ理由、スケジュール管理能力を自己PRする際のポイント、スケジュール管理能力を向上させるコツについてお話します。
目次
1.スケジュール管理能力に関する基礎知識
はじめにスケジュール管理能力に関する基礎知識について解説します。
スケジュール管理能力とは
スケジュール管理能力とは、プライベートや日常生活、仕事や勉強において、何らかの予定や作業を行う際に、タスクや目標を効率的に消化できるスケジュールを立てて管理する能力です。
例えば、日常の生活や家事の仕事をタスクとみなして考えると、朝起きたら顔洗って歯を磨く、洗濯物を集めて洗濯機を回す、朝ご飯を作って食べるなど、ごくごく当たり前のことにおいて、人は自然とスケジュール管理を行っています。
仕事やビジネスであれば日々のタスクの処理、月間や年間の目標の達成、個人としての達成のために適切なスケジュール管理が必要であり、作業の効率化を行うことで最適化され、無理なく着実に進捗状況を進めることが可能になるのです。
スケジュール管理ができる人のメリット
目標の達成や具体的な結果を出しやすい
タスク漏れがなく余裕を持って行動できる
急な予定やイレギュラーな事態にも対応しやすい
上記がスケジュール管理ができる人のメリットの一例です。スケジュール管理能力を備えていることで、自分自身が行わなければならないタスクが可視化され、目標を達成するために何をすれば良いか判断できるようになります。
細かなタスクも把握できるようになり、タスク漏れがなくなることで余裕を持って行動できるため、突発的な事態にも柔軟に対応できるのもメリットと言えるでしょう。
スケジュール管理能力が低い人のデメリット
タスク漏れやミスによるアフターフォローに追われる
自分も含めて周囲の進捗状況を遅延させてしまう
時間的な余裕がなく目標の達成が難しい
上記がスケジュール管理能力が低い人のデメリットの一例です。
再度、家事で例えるとすれば、洗濯に関するタスクを忘れてしまえば洗濯物がたまってしまいますし、食器を洗うのを忘れれば同じくシンク山盛りになってしまいます。
仕事でも同様であり、やらなければならないことを後回しにしてしまうようなことがあれば、常に時間に追われてしまい、周囲に迷惑をかけ、何よりも目標が達成できなくなってしまうのです。
スケジュール管理能力をアピールする際の例文
「スケジュール管理能力をどのようにアピールすれば良いのか」とお悩みの方のために1つ例文をご紹介します。
「私の前職は営業職であり、入社当初スケジュールに追われ目標達成に苦労していました。しかし、スケジュール管理を重視しタスクを細分化し、優先順位を立てることで効率的な時間配分を実現しました。
その結果月間目標の150%を達成し営業部門で上位に入ることができました。そのためタスクを徹底的に管理する能力は私の大きな強みです。」
上記はあくまでも一例ですが、スケジュール管理能力を適切にアピールすることで、責任を持って仕事を完遂することが伝えられるようになります。
2.スケジュール管理能力が生産性の向上に役立つ理由
次にスケジュール管理能力が生産性の向上に役立つ理由について解説します。
優先順位をつけてタスクを処理することができる
一般的な企業や組織、事業活動においては必ず一定の目標があります。目標を達成するために小さな目標を設定し、それらを処理するのがタスクです。
そしてタスクには最終的な期限が割り振られており、期限を過ぎてしまうと業務が遅延してしまうため生産性は低下します。
そのため、スケジュール管理能力を身につけて、優先順位をつけてタスクを処理し、それぞれの期限を守って業務を進めていくことができるようになれば、必然的に生産性が向上していくのです。
無駄な作業や残業時間を削減できるようになる
スケジュール管理能力が目につくことで、目標を達成すること以外の無駄な作業が可視化されるようになります。特に古くアナログな業務手順を継承しているような職場環境においては、形式的に行ってはいるものの時間がかかり無駄な作業がいっぱいです。
実際に目標を達成するために必要なタスクが把握できるようになることで、非効率のやり方から脱却し、残業時間の削減と共に、日々の時間的な余裕が生まれるようになります。
効率化や最適化によって業務効率が向上する
スケジュール管理能力を身につけることで、効率化や最適化に意識が向いていきます。例えば時間のかかるルーチンワークを自動化してみたり、ツールやサービスと連携させて自動で処理したりするようにすれば業務効率が向上するようになるのです。
さらに時間的な余裕が生まれることで、生産性の高い作業に集中することができるようになり、結果として生産性が向上していくようになります。
ミスの防止と仕事の質の向上が期待できる
スケジュール管理能力によって時間的な余裕が生まれることで、忙しかったり、慌てたりする時のミスが防止されるようになります。
ミスがなくなるということは仕事の質が向上するということでもあり、少しずつでも右肩上がりに職場環境が改善するようになっていけば、全体の生産性の向上にもつながり、自分自身だけなく周囲の時間的な余裕も生まれるようになるでしょう。
3.スケジュール管理能力が転職時の自己PRに役立つ理由
次にスケジュール管理能力が転職時の自己PRに役立つ理由について解説します。
企業側がスケジュール管理能力を持つ人を求めている
業界や業種問わず、作業や業務においては個人差によって必要な時間や仕事の品質が異なってきます。例えば、同じタスクを任せても1時間で終わる人もいれば、半日たっても終わらない人がいるということです。
同様に同じ時間内で処理をしたとしても、処理した結果が必要なクオリティに達していなければ、修正するために無駄な時間が必要になります。
企業側がスケジュール管理能力を持つ人を求めているという理由でもあり、与えられた仕事をミスなく着実に終わらせられること、品質を向上させながら成長していける人として高い評価を得られるということです。
職場環境の改善に役立つ人材として評価されやすい
スケジュール管理能力を持つ人は、効率化や最適化を意識した働き方をしてくれるため、職場環境の改善に役立つ人材として評価されやすくなっています。
日々の業務や作業はちょっとした改善で大きく労力や時間の負担を軽減できる可能性もあるため、生産性の向上を意識している企業であればスケジュール管理能力を持つ人が欲しいということです。
また、職場環境によっては従来のやり方から改善すること自体が難しく、既存の従業員では課題や問題を発見することができないこともあります。
転職のタイミングで新しく入った人がスケジュール管理能力を持っていれば、新しい目線で課題や問題を発見し、改善できる可能性があることも期待されるのです。
入社後の活躍を想像してもらいやすい
スケジュール管理能力の自己PRは、入社後の活躍を想像してもらいやすいのも大きな利点です。
具体的にどのような働き方をしてくれるのか、成長してくれるのかといったようなことを採用する側が把握できるようになり、前向きに採用を検討してくれるようになるでしょう。
また、スケジュール管理能力は業界や業種問わず重宝されるスキルでもあります。専門的なスキルと共に身につけておくことで、自分自身の市場価値が高まり、転職活動が有利になっていくことが期待できます。
スケジュール管理能力が高いと管理職を目指すことも可能
スケジュール管理能力が高いと評価してもらうことができれば、転職の際に管理職を目指すことも可能になります。
プロジェクトマネージャーやチームリーダーなどの実務経験を積むことができるようになり、その後の練習やキャリアアップもスムーズになっていくでしょう。
また、転職時点では管理職にすぐになれなくても、管理職候補としての研修やコーチングを行ってくれる可能性も高まります。
実務の現場で関連する業務や作業を覚えながら、将来的に管理職になるといった道が開けるのも利点と言えるでしょう。
4.スケジュール管理能力を自己PRする際のポイント
次にスケジュール管理能力を自己PRする際のポイントについて解説します。
具体的な実績及び成果を説明できるようにする
具体的な実績や成果とは、スケジュール管理によって生産性を向上させたことを数字で説明することを指します。単にスケジュール管理能力がありますという言葉だけでは、具体性を帯びていませんし、どのような取り組みをして、どのような結果が生まれたのかということが伝わりにくいということです。
前職の守秘義務に反しない範囲で、1日のタスクでどれくらいの消化率を達成しているのか、個人の目標や部門や部署の目標の達成にどれだけ寄与したのかなど、具体的な内容を説明することを意識し、説得力があるように自己PRすることが求められます。
効率化や最適化、改善に向けたアイディアを用意しておく
効率化や最適化、そして改善に向けたアイデアを用意しておくことも大切です。
例えば、自分自身のスケジュール管理のために、ブラウザやスマートフォンで利用できるサービス及びアプリを利用してタスクの把握をし、優先順位を決めて期限を超えることなく処理を進めたといったような形でアイデアを説明できれば、どのような取り組みによってスケジュール管理能力を高めたのかが伝わるようになります。
その他にも管理職やリーダーとして進捗管理を行っているような場合において、どのような形で作業配分や時間的な余裕を作ってきたのか、全体の進捗を遅延させないためにどのような取り組みをしたのかを説明できるようになればさらに高い評価を得られるようになるでしょう。
どんなツールやサービスを使っているか説明する
どんなツールやサービスを使っているか説明することも重要です。
例えば、Google WorkspaceならGoogle TasksやGoogle Keep、MicrosoftならMicrosoft To DoやMicrosoft Plannerを活用して最適化や効率化を行ったと言ったようなことが具体的に説明できれば、転職先のツールやサービスとフィットしやすいという評価を得られるようになるでしょう。
その他にもツールやサービスがどのようなものであっても、インターフェースや使い方を覚えればすぐに使いこなせるといったこともアピールすることで、スケジュール管理能力を過不足なく発揮できる人材として期待してもらえる可能性が高まります。
コミュニケーションスキルもアピールするとなお良い
スケジュール管理能力とともに、コミュニケーションスキルを自己PRするのも非常におすすめです。
一般的な事業活動の場合、自分自身だけでなく周囲や前後の人とコミュニケーションは必須となるため、過不足のないコミュニケーションができるということは非常に強みになります。
同時にスケジュールの調整やお互いのフォローやサポートができる人材だということが伝わることで、業務の標準化や平準化に向けた改善もしやすくなるといったようなことにも期待を寄せてもらうことができるでしょう。
5.スケジュール管理能力の上手い人が行っていること
次にスケジュール管理の上手い人が行っていることを解説します。
以下はスケジュール管理能力が向上させるコツでもあるため、まだ取り入れていない人は積極的に取り入れましょう。
タスク及びスケジュール管理：共有するツールを選定する
スケジュール管理能力を向上させるコツとして、タスクやスケジュールの管理および共有ツールを選定することから始めましょう。
パソコンであればブラウザ、スマートフォンであればアプリで情報の管理や閲覧ができるツールがおすすめです。同時に、GoogleやMicrosoftなど、一般的なワーキングツールのアプリやサービスを使いこなせるようにしておくことも意識しましょう。
タスクやスケジュールを管理するツールの機能を使いこなせるようになること、知っておくことで備わっている機能を通じてスケジュール管理能力を向上させることにもつながります。
また、ツールやサービスによっては連携して使えるものもあるため、連携機能を使って時短やタスク漏れの防止にも繋がっていくでしょう。
スケジュールを年・月・日・時間などの単位に振り分ける
スケジュールやタスクを年・月・日・時間などの単位に振り分けるのも重要です。
例えば年単位の目標を基軸として、月にどれぐらいの目標を達成すれば年間の目標が達成されるのか、月の目標を達成するためには1日あたりのどれぐらいのタスクを処理していくべきなのかを把握することで、スケジュールの管理がしやすくなります。
さらに日ごとの時間単位で何をすべきか自分自身が把握できるようになれば、タスクをこなすためにどれぐらいの時間で処理すべきか、本当に集中すべきタスクはどれなのかといったようなことも発見できるようになり、自分自身で改善ができる体質になっていくでしょう。
時系列の単位ごとの目標に対する優先順位を決めておく
一般的な業務や事業活動においては、単一的な目標だけが設定されているとは限りません。
最終的な目標に向かっていくつもの指標や数字が設定されていることもあるため、どれを優先すべきかを判断できるようにすることが求められます。
もちろん、最終的には全ての目標を達成するように作業すべきですが、一番優先すべき目標はどれなのか、その目標を達成するにはどのタスクを行うべきか、1つ下の優先度のタスクどちらが時間がかかるのかなど、様々な要因から優先順位と処理の高速化が進められるようにしておくと良いでしょう。
突発的なタスクとルーチンのタスクを整理する
突破的なタスクとは、急な予定や割り込みの仕事などを意味します。そしてルーチンのタスクとは毎日もしくは週単位、月単位で消化する必要があるタスクです。
明確に区別して整理しておくことで、突発的なタスクに翻弄されて慌ててしまったりすることがなくなります。さらに必要となる時間や労力を把握し、優先順位を定めることができれば日々のタスクの進捗状況も遅れることはなくなっていくでしょう。
いわゆる他の人の仕事をしていたために自分の仕事が遅れた、今すぐやってほしいと言われたが余裕がないために対応できなかったといったようなこともなくなり、冷静にストレスなく仕事を進めることができるようになります。
気持ちの余裕と時間の余裕を作ることがスケジュール管理の利点になるということも覚えておきましょう。
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6.まとめ
今回はスケジュール管理能力に関する基礎知識、スケジュール管理能力が生産性の向上に役立つ理由、スケジュール管理能力が転職時の自己PRに役立つ理由、スケジュール管理能力を自己PRする際のポイント、スケジュール管理の上手い人が行っていることや能力を向上させるコツについてお話ししました。
現代においては与えられた仕事をいかに効率的に処理をしていくかということが会社での評価につながっていきます。効率化によって時間と労力の削減につながれば、働きやすい環境となり必然的に生産性も向上するということです。
スケジュール管理能力を向上できれば、転職に有利に働き、かつ転職活動にも役立ちますので、生産性の向上にお悩みであれば是非とも目につけてみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。