フリーランスとして活動する際に「フリーランスでも交通費を経費として計上できるのか？」や「交通費を請求したり経費として計上するにはどうすればいいのか？」といった疑問が生じることがあるでしょう。
結論から述べるとフリーランスは業務に必要な交通費を経費として計上することが可能です。さらに契約内容によっては、クライアントに交通費を請求することもできます。これらの手続きや方法を理解しておくことは極めて重要であるといえます。
そこでこの記事ではフリーランスが経費として計上できる交通費の具体的な例やクライアントに交通費を請求する手順、さらには確定申告の際の適切な記帳方法について詳細に解説していきます。経費の計上や請求手続きに関する理解を深めることで、フリーランスとしての業務運営をより効果的・効率的に行うことができるでしょう。
目次
1.フリーランスの交通費は経費に計上できる
フリーランスは自身の業務に関連した交通費を経費として計上できます。白色申告や青色申告にかかわらず経費計上が可能ですので、忘れずに対処することが重要です。
ただし交通費の計上方法にはフリーランスと会社員で異なる点があるといえます。通常会社員は会社に対して申請すれば自動的に処理してもらえます。フリーランスの場合は自身で経費を精算しなければなりません。また確定申告の際の記帳方法も複数あり、手間がかかる場合があります。不十分な知識では、適切な対応が難しくなるかもしれません。
フリーランスの交通費をクライアントが負担してくれるかどうかは、契約内容によって異なります。クライアントが負担する場合、クライアントからチケットを提供してもらう方法や自身が一旦立て替えて後で精算する方法などが考えられます。
状況によって記帳方法も異なるため、細心の注意が必要です。
2.仕事のために公共交通機関を使った場合
フリーランスが業務の遂行に必要な支出として公共交通機関などを利用した費用は経費として計上することができます。
経費計上の基準は支出が事業に直接関連しているかどうかです。
たとえばフリーランスがクライアントとの会議や打ち合わせのために交通機関を利用した場合や業務に関連する調査や取材のための交通費などが経費として計上されます。
支出が業務の遂行や事業運営に不可欠でありかつ業務に直接的に関連している場合に限り経費として計上することが適切であるといえます。
具体的にフリーランスが経費にしやすい交通費の例は以下の通りです。
JRなど電車運賃
バス代
タクシー代
高速道路の利用料
レンタカー料金
コインパーキングなどの駐車料金
ガソリン代
運転代行代
飛行機代
フェリー代
領収書の保存が必要
経費として支出を計上するには、通常その支出を裏付ける領収書が必要です。しかしバスやJRなどの公共交通機関では一般的には領収書が発行されません。このような場合は領収書の代わりとなるものを用意する必要があります。
領収書の代わりになるもの①：Suicaなど交通系電子マネーの利用履歴
Suicaなど交通系電子マネーの利用履歴は、一般的に券売機やインターネットを通じて容易に取得できます。この履歴には、具体的な日時や移動経路が詳細に記録されています。しかしこの情報だけでは、その移動が事業に関連していることを十分に証明するのが難しい場合があります。
そのため、どこで何をするための移動であったのかを別途メモしておくことが重要です。移動目的を明確にする上で有益であり、経費として計上する際の証拠としても役立ちます。
例えばクライアントとの打ち合わせのために移動した場合、その日時・場所などをメモしておくことで、事業に関連した経費であることを具体的に証明できます。また業務に関連するセミナーやイベントに参加するための移動でも、同様に日時や目的を記録しておくことで、後々の経費処理がスムーズになります。
Suicaなど交通系電子マネーの利用履歴に加えて、移動の目的や詳細を記録しておくことはフリーランスの経費として認められるために不可欠な手続きであるといえます。仮に税務調査などがあった際にも適切に対応することができます。
領収書の代わりになるもの②：出金伝票
出金伝票は領収書の代替として利用できる重要な文書の一つです。
出金伝票には日付・支払先・内容・金額などの情報を記入します。特に支出内容を明確に記録することが重要です。経費として計上できるのは事業と関連のある支出のみです。そのため支出内容が事業とどのように関連しているかを明確に記録しておくことが肝要です。
出金伝票は支出の正当性や事業活動との関連性を裏付ける証拠として役立ちます。しっかりとした記録を残すことで経費計上の正確性や透明性が確保され、税務上のトラブルを回避することに繋がります。
領収書が無い場合：インボイスの対応方法
2023年10月からのインボイス制度の導入により消費税の取り扱いに変更が生じました。この新制度では消費税の控除を受けるためには、領収書の保存に加えてインボイスの登録番号も必要となります。
この制度には公共交通機関に関する取引についての例外が存在します。具体的にはJRやバスなどの公共交通機関による取引は、3万円未満の取引についてはインボイスを交付する義務が免除されています。
特急料金などは旅客運送の対価とみなされるため交付義務が免除されますが、入場券などの旅客運送と直接関係のないものはこの対象外ですので、注意が必要です。
この3万円の判断は1回の取引金額で行われ、切符1枚ごとではなく取引全体の金額で評価されます。例えば1人あたり15,000円の切符を3人分購入する場合、合計金額は45,000円となり、3万円未満ではないため、インボイスの交付が必要となります。
3.通勤のための定期券
フリーランスが自宅とは異なる場所に事務所を構えている場合、その通勤費用が経費として計上できるかどうかを判断するには複数の要件を考慮する必要があります。
まず自宅と事務所の距離が通常の通勤範囲内にあるかどうかが重要です。通常通勤可能な範囲内にある場合、その通勤費用は経費として計上できるのが通常です。
次に最も経済的な方法での通勤費用がいくらなのかも考慮されます。たとえば公共交通機関の定期券を購入することが最も経済的な方法である場合、通常その定期券の購入費用は経費として処理することができます。
ただしこれらの条件を満たす場合でも、フリーランスとして個別の契約や地域の税法によって異なる場合がありますので詳しくは税理士に相談した方が良いでしょう。
4.通勤のためのガソリン代：按分が必要
フリーランスが通勤に使用したガソリン代は、事業と関連のある部分を経費として計上できます。
ただし経費として認められるためには、以下の条件を満たす必要があります。
支出の大半が事業の遂行上必要であること
必要な部分を明確に区分できること
支出の大半が事業遂行上必要であることは当然の条件であるといえます。
事業とは直接関係のない支出はフリーランスの経費として認められません。
次に必要な部分を明確に区分できることも重要です。この区分を家事按分と呼びます。この按分がなければ経費として計上することはできません。按分の方法は合理的である必要があります。
例えばガソリン代の場合、仕事とプライベートの走行距離や使用日数などを区別する必要があります。
ガソリン代が2万円でそのうち仕事に使った走行距離が700キロ、プライベートに使った走行距離が3,00キロの場合経費として認められる金額は2万円 × 700 ÷ (700 + 300) = 14,000円となります。
走行距離を使用する場合はその根拠となる資料を残しておくことが重要です。
5.フリーランス(事業主)の出張日当
従業員が出張に際して出張日当を受け取る場合、この出張日当は旅費交通費として経費に算入されます。この出張日当は事業主にとっては経費として処理され、同時に従業員においては所得税の非課税となります。
ではフリーランス(事業主)自身が出張を行った場合、その出張日当の扱いはどうなるのでしょうか。
フリーランス(事業主)に支給される出張日当は経費として認められません。従業員に対する出張日当とフリーランス(事業主)に対する出張日当の取り扱いが異なるためです。
従業員が受け取る出張日当は会社の経費として計上されるとともに、従業員にとっては所得税が非課税となるメリットがあります。しかしフリーランス(事業主)自身が出張日当を受け取る場合、それは経費として処理することができません。この点について十分に注意し、経費の処理を行う際には正しいルールを理解しておくことが重要です。
このような取り扱いの違いはフリーランス(事業主)と従業員が出張に関する経費の支払いを受ける立場が異なるために生じます。従業員は会社のために出張に行き業務の一環として出張費用が支給されますが、フリーランス(事業主)は自己の業務遂行のために出張を行うため出張に関する経費はフリーランス(事業主)自身の経費負担とみなされます。
6.こんな旅費交通費は経費に入る？入らない？
この章では具体例を挙げて、経費に含まれる旅費交通費と含まれない旅費交通費を紹介します。
フリーランスとして知っておくべき知識ですので、ぜひ参考にしてください。
情報収集や取材のために出張をした
フリーランスの業務によっては、必要な知識を得たり業務を遂行したりするために出張が必要となることがあります。これは特にフリーカメラマンや一部のフリーライターにとってよく見られる状況です。
もちろん業務に関連する出張費用は経費として計上することが可能です。例えば、移動にかかる交通費や宿泊費などは旅費として経費に含まれます。
しかしフリーランスの場合、日当や食事代については経費として計上できない点に注意が必要です。正確な経費計上のためにはこれらの区別をしっかりと理解し、適切に処理することが求められます。
クライアントに接待をした帰りにタクシーや代行運転を頼んだ
フリーランスがクライアントを飲み会に招待して接待する場合、その費用は「交際費」として計上されます。
またフリーランスは飲み会後に帰宅のために利用したタクシーや代行運転の料金も同様に「交際費」として計上できます。一方で接待を受ける立場の場合、帰りの交通費などは「旅費交通費」として計上されます。
接待の主催者と参加者の立場によって経費の分類が異なるため、正確に把握し適切に処理することが重要です。
出張ついでに観光して帰ってきた
出張の際についでに観光を楽しみたくなることもあるでしょう。移動にかかる交通費は基本的に経費として計上して問題ありません。ただし観光目的で業務に関係のない移動ルートを利用するのは避けるべきです。業務の一環としての移動であることが条件となります。
宿泊費についても同様のルールが適用されます。業務のための宿泊であれば、宿泊費を経費として計上できます。しかし観光のために宿泊数を増やした場合、その増加分は経費として計上できません。観光目的の部分は事業に関係ない支出とみなされるため、注意が必要です。
業務と観光を明確に区別し、適切に経費を計上することが重要です。
クライアント先に常駐して作業するために出勤した
プロジェクトによって、フリーランスはクライアントのオフィスで作業を行う必要が生じることがあります。このような場合、クライアントのオフィスに通うためにかかる交通費は経費として認められます。同様に、フリーランスがクライアントのオフィスでの打ち合わせに行く場合も、その交通費は経費として計上できます。
交通費が小額であっても、年間を通じて合計すると大きな金額になる可能性があります。
そのため、フリーランスは定期的に交通費を経費として計上することが重要です。
プライベートの車を使って打ち合わせに行った
フリーランスはプライベートの車を業務に使用する場合、そのガソリン代を経費として計上することができます。ただし正確な金額を算出するのは難しいでしょう。そのため打ち合わせ先までのおおよその距離を地図サービスなどで調べ、車の燃費性能を考慮してガソリン代を見積もるのが一般的です。
見積もりが大幅にズレていなければ問題ありませんので、厳密な金額でなくても構いません。
経費の勘定科目としては「旅費交通費」または「燃料費」を選択できます。
なお、一度選んだ科目は一貫して使用すると、経費の管理がスムーズに行えます。
7.フリーランスは交通費を請求書に含めても良い？
業務で交通費が発生する場合請求書に含めるべきかどうか迷うフリーランスも少なくないことでしょう。
以下では、請求書に交通費を含めてよい場合とその適用範囲について解説します。
フリーランスも交通費を請求書に記載可能
フリーランスとして業務委託を受けた際に発生する交通費は請求書にその旨を記載してクライアントに請求することができます。クライアントがフリーランスに対する交通費の支払いを事前に準備しているケースもあるでしょう。業務を遂行する際に発生する交通費が多額になった場合は自己負担するのではなく、きちんとした手続きを経て請求するのが一般的です。
請求書を提出する際には交通費に関する書類を用意し、正確な金額を記載することが重要です。
このような適切な手続きを行うことで、フリーランスとクライアントの間での円滑な業務取引が確保されます。
交通費に含まれる範囲について
通常、企業は自社の従業員と社外のフリーランスに対して交通費の支給に関して異なる方針を採用しています。自社の従業員に対しては電車賃・バス代・タクシー代・駐車場料金・有料道路の利用料などが精算されます。
これに対してフリーランスには、業務を遂行する上で必要な長距離移動に関する交通費が支給されることが一般的です。例えばフリーランスが取材などのために新幹線や飛行機を利用する場合、通常はその交通費を請求書で請求することができます。
自社の従業員とフリーランスの間で、交通費の支給における取り扱いが異なるのは一般的なことです。
交通費を請求するには双方の合意が必要
交通費の請求には双方の合意が事前に必要です。両者が納得する請求ルールを確立し業務開始前に合意することが基本です。交通費の範囲や請求方法が不明確なままだと後でトラブルの原因になる可能性があるため、注意が必要です。
取引先から交通費に関する話が出ない場合はフリーランスから積極的に話し合いを持ち、詳細を決めておくことが重要です。
8.フリーランスの請求書における交通費の書き方
この章ではフリーランスが交通費を請求書に記載する際の記載方法について詳しく説明します。
交通費の書き方を先方に確認する
まずは取引先が請求書にどのような記載を求めているのかを確認します。
取引先が特定の書式を指定している場合は、その指示に従って記載しましょう。特に指定がない場合は交通費の詳細を請求書に記入して請求することができるでしょう。しかし一度取引先に確認して交通費の記載方法を把握しておくことが大切です。
交通費の詳細を記載する
交通費を請求する際には請求項目（具体的な移動内容）・請求金額・金額の内訳・日付などを明記することが通常です。請求書には単に「交通費」と記載するだけではなく「取材のための〇〇駅から〇〇駅までの移動費」といった具体的な内容を記載することが重要です。
複数回の移動があった場合には、それぞれの移動について詳細を分けて記載する必要があります。単に総額だけを示すのではなく、各移動に関する情報を詳細に記述することが基本です。
交通費の証明になる書類を添付する
交通費の詳細を請求書に記載した後は、それを裏付ける書類を添付します。通常は移動時に使用した交通機関の領収書が用いられます。また交通系ICカード（SuicaやPASMOなど）を使用した場合は、その利用明細を提出するのが通常です。
9.請求書に交通費を記載する際のポイント
請求書に交通費を記載する際にはいくつかの重要なポイントがあります。この章で交通費を記載する際のチェックポイントを把握しましょう。
交通費の証明書類は早めにそろえておく
請求書を作成するためには、交通費を証明する書類を事前に用意しておく必要があります。特にICカードを使用した場合、履歴が消えてしまい利用明細が取得できなくなる可能性もあるため注意が必要です。交通費が発生した時点で、できるだけ早く利用明細を取得しておくことが重要です。
支払期日を事前に決めておく
交通費を請求する際には、支払い期日を請求書に記載する前に取引先との合意を得ておくことが重要です。企業ごとに経理処理のスケジュールが異なるためです。
勝手に支払い期日を設定してしまうと支払いがスムーズにいかない可能性があります。トラブルを回避するためには請求書に支払い期日を記入する前に、事前に取引先と調整することが不可欠です。
10.請求書に交通費を含める際の注意点
請求書に交通費を記載する際にはいくつかの重要な注意点があります。これらのポイントを把握することで、トラブルを未然に防ぐことができます。不必要な手間を省くためにも、以下で交通費を請求書に含める際の注意事項を確認してください。
交通費には消費税がすでに含まれている
交通費に関連する支出には消費税が含まれています。そのため請求書で他の項目と一緒に消費税を再度計上すると、二重課税になる可能性がありますので注意が必要です。
交通費の項目に関して不正な請求とみなされる可能性もあるため、消費税の取り扱いについては細心の注意を払ってください。
近隣での打ち合わせ時は請求できないこともある
近隣での打ち合わせなど大きな移動を伴わない場合には、業務に必要な費用であっても交通費を請求できないことが少なくないでしょう。例えば電車で数駅移動する程度のケースでは、通常交通費は請求しません。
しかしクライアントによっては細かい交通費まで請求を求める場合もあるため、事前に請求できる範囲を確認しておくことが重要です。明確な基準を把握しておくことでトラブルを防ぐことができます。
11.交通費の記帳方法
フリーランスが交通費を記帳する方法はクライアントとの合意内容や請求方法により異なります。特に青色申告をする際には交通費も正確に記録しておく必要があるため、適切な記帳方法を理解しておきましょう。
請求できる交通費の記帳方法
クライアントに請求できる交通費は「立替金」として記帳し、振り込まれた際に「立替金」の相殺を行います。
請求できない交通費の記帳方法
クライアントに交通費を請求できない場合もあります。
例えば、以下のような状況が考えられます。
近距離での打ち合わせ
クライアントとの取り決めで交通費がフリーランスの負担になっている場合
このような場合クライアントに交通費を請求できないため、記帳の際には「旅費交通費」として費用のみを記録します。クライアントからの振り込みはないため、相殺される金額も発生しません。
12.フリーランスが交通費を経費に計上するときの注意点
フリーランスが交通費を経費として計上する際には、以下の2点に注意してください。
領収書を必ず保管する
交通系ICカードのチャージ金額に注意する
公共交通機関やタクシー・レンタカーを利用する際は領収書がもらえる場合には必ず受け取り、大切に保管しておきましょう。領収書がなくても処理できる場合もあり得ますが、クライアントに請求する際や確定申告の際に提出を求められることがありますので、保管しましょう。
また交通系ICカードを利用して支払う場合、チャージ金額の扱いにも注意が必要です。チャージした全額が交通費として認められるのではなく、実際に業務で使用した分のみが交通費として計上できます。利用履歴を確認できるようにしておきましょう。
交通費だけでなく電子マネーへのチャージも使った分のみが経費となります。電子マネーへのチャージは「預け金」として処理し、使用した際に再度記帳します。
経費として計上できるのは「使用した分」のみであることを念頭に置き、過剰に計上しないように注意しましょう。
13.フリーランスの交通費は源泉徴収される？
フリーランスが仕事で使った交通費をクライアントが報酬の一部として支払う場合、その交通費は源泉徴収の対象となります。フリーランスが交通費を立て替え、その実費をクライアントに別途請求する場合も同様です。
この場合、確定申告の際に交通費を必要経費として収入金額から差し引くことができます。
一方クライアントが交通機関に対して直接支払い、フリーランスに対して交通費を支給しない場合、交通費の源泉徴収はされません。またフリーランスが交通費を立て替えたケースで受け取る領収書の宛名を「クライアント宛て」にしてその領収書をもとに交通費を支給される場合にも、源泉徴収の対象とはなりません。
このように交通機関の発行する領収書の宛名がクライアントになる場合、フリーランスはその交通費を必要経費として収入から差し引くことはできません。
関連記事
フリーランスの確定申告をしないとどうなる？しないケースや簡単な申告方法を解説
フリーランスの確定申告は青色申告がおすすめ！やり方などについても解説
14.まとめ
フリーランスも業務に係る交通費は原則として経費として申告することができます。ただしプライベートでの利用に関連する交通費は計上できないため、業務用と私的用途とを明確に区別して記録することが必要です。一部の契約では、クライアントに対して交通費を請求することができる場合もあります。
どちらのケースでも交通費を経費として計上し請求するためには、領収書や記録の保持が不可欠です。フリーランスとして受け取った領収書は慎重に保管し、適切に経費計上できるようにしておくことが重要です。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。