確定申告を行う際には、多くの必要書類を準備する必要があります。また申告の内容や所得の種類によって必要な書類は異なるため、どの書類を用意すればよいかを正確に把握しておくことが重要です。申告の締め切りが近づいてから慌てることがないように事前に必要な書類を整えておくことが、スムーズな申告を実現するための鍵となります。
そこでこの記事では、申告内容に応じて必要となる書類をケース別に詳しく紹介します。さらに、確定申告書に必要な書類を添付するかどうかについても説明します。
申告書を提出する際には、原則として必要書類を全て添付することが求められます。ただし書類の添付が不要な場合もあります。例えば医療費控除や寄附金控除の申告では、領収書の添付が不要であるケースもあります。ただし後日税務署から確認の連絡が来る可能性があるため、書類は必ず保管しておく必要があります。
申告書の提出時に必要書類を整えておくことで、申告作業がスムーズに進み無駄な手間を避けることができます。また書類の準備に関して不明点がある場合には、早めに税務署に相談することなどが有効です。これにより確定申告を正確に、そしてスムーズに行うことができます。
この記事を参考にして事前に書類を整えて確定申告に臨むことで、申告作業を効率的に進めることができるでしょう。
目次
1.個人事業主と会社員のための確定申告書類
この章では個人事業主・会社員を問わず確定申告において共通して必要な書類や添付が求められる書類について説明します。
確定申告書類
確定申告書は、確定申告に提出する主要な書類です。第一表と第二表の2枚組です。この書類は国税庁のウェブサイトからPDF形式でダウンロードできます。
譲渡所得や山林所得などの分離課税がある場合には「申告書第三表（分離課税用）」を、損失申告がある場合には「申告書第四表」も使用します。
青色申告に必須の「青色申告決算書」
青色申告の承認申請を税務署に提出した事業者は、青色申告を用いて確定申告を行います。青色申告を行う個人事業主は「青色申告決算書」を作成し、それを確定申告書に提出する必要があります。
青色申告決算書には損益計算書や貸借対照表に加え、売上や仕入れの内訳や総額を記載する項目も含まれています。
白色申告に必要な「収支内訳書」
税務署に青色申告の届け出をしていない事業者は、白色申告で確定申告を行います。白色申告をする個人事業主は「収支内訳書」を作成し、確定申告書に提出する必要があります。
記載項目は青色申告ほど多くありませんが、収入・経費の額・売上先や仕入先ごとの内訳や経費に関する詳細などを記載します。
白色申告の収支内訳書の作成に不安がある場合にはクラウド会計ソフトを利用すれば、仕訳を入力するだけで自動的に作成できます。このサービスは個人事業主だけでなく、会社員や副業をしている方にも広く利用されています。
2.確定申告に共通して必要な書類
この章では会社員・個人事業主どちらにも共通して確定申告で必要な書類を解説します。
本人確認書類
確定申告を行う際には、申告者が本人であることを証明するための確認書類が必要です。マイナンバーカードを持っている場合は、その表面と裏面のコピーを申告書に添付して提出します（郵送での提出時）。
マイナンバーカードを持っていない場合は番号確認書類（通知カードや住民票の写しなど）と身元確認書類（運転免許証、健康保険証、パスポートなど）のコピーをそれぞれ1枚ずつ添付します（郵送の場合）。
持参して提出する際は、これらの書類を提示すれば問題ありません。またe-Taxを利用する場合は、電子署名や利用者識別番号などの電子的な方法で本人確認を行います。
マイナポータルアプリまたはカードリーダー（電子申告）の場合
電子申告を利用して確定申告を行う場合、窓口や郵送での提出時に必要な添付書類のほとんどが省略可能です。
電子申告ではマイナンバーカードをスマートフォンアプリやカードリーダーで読み取るか、事前に税務署で本人確認を済ませて取得したID・パスワード方式を用いて申告します。
最近ではアプリを使って電子申告する方法が一般的で、その場合はマイナポータルアプリと確定申告アプリが必要です。カードリーダーの購入や税務署への訪問、郵送の手間が省けるのがメリットです。
所得控除や税額控除に関する証明書類については申告内容によっては必要になることがありますが、多くの第三者作成書類は添付が不要となっています。
還付用の銀行口座情報がわかる書類
実際に納めるべき所得税額よりも源泉徴収された金額が多い場合や前年に比べて売上が減少し確定した所得税額が予定納税額を下回る場合、所得税を過剰に支払っていることになります。こうした場合確定申告（還付申告）を行うことで、払いすぎた所得税の還付を受けることが可能です。
還付申告では還付金の受け取り方法として、指定した預貯金口座への振込か最寄りの郵便局やゆうちょ銀行での受け取りを選べます。口座振込を希望する場合は確定申告書に銀行口座の情報を記載する必要があるため、通帳など口座情報が確認できるものを事前に用意しておきましょう（通帳のコピーを申告書に添付する必要はありません）。
所得証明書
確定申告で所得税を申告する際には、収入金額など所得の根拠となる情報を記載する必要があります。その際には、所得を証明する書類を用意しておくことが求められます。
個人事業主が事業所得を申告する場合は事業所得の詳細を示す書類を作成し、それを添付します。一方会社員が確定申告を行う場合は給与収入や給与所得を示す源泉徴収票を準備しますが、添付の必要はありません。
所得控除や税額控除の証明書
確定申告では、納税者の状況に応じて「所得控除」と「税額控除」を適用することができます。これらは、納税者の所得税負担を軽減するための制度です。
ただしこれらの控除が安易に適用されると、適正な申告や納税が難しくなる恐れがあります。したがって全員に適用される「基礎控除」（所得控除）を除き控除を受ける際には、その根拠を証明するための書類が必要です。
詳細については後ほどご説明します。
印鑑について
紙の確定申告書を提出する際にかつては印鑑を押す必要がありましたが、令和3年4月1日からは確定申告書への押印が不要となりました。
この税制改正により押印が必要な書類は実印の押印や印鑑証明書の添付が求められるものまたは相続税や贈与税に関する財産分割協議の書類に限定され、それ以外の書類では押印が不要となりました。
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3.確定申告に必要な控除関連書類
この章では確定申告において控除を受けるのに必要な書類を解説します。
ふるさと納税をしている場合の必要書類
ふるさと納税を行っており他に確定申告の必要がなく年間の寄附先が5団体以内であれば、ワンストップ特例制度の利用が可能です。この制度は寄附のたびに自治体に申請することで確定申告を省略できる仕組みです。
ただし寄附先が年間で6団体以上になる場合や他に申告が必要な場合には、ワンストップ特例制度は適用されません。その際は確定申告が必要で寄附金控除欄にふるさと納税の寄附額から2,000円を差し引いて記入し、自治体からの受領書などを添付します。
複数の給与源がある場合の必要書類
ダブルワークなどで複数の勤務先から給与を受け取っている人で、年末調整されていない給与が20万円を超える場合は確定申告を行う必要があります。
この際すべての勤務先から発行される源泉徴収票を、年末調整を受けたかどうかに関係なく揃えます。源泉徴収票を確定申告書に添付する必要はありませんが、申告書を作成する際に源泉徴収票に記載された金額を正確に転記することが求められます。
社会保険料控除を受ける際に必要な書類
国民年金などの社会保険料控除を申告する際は、社会保険料控除証明書を添付する必要があります。ただし国民健康保険料については確定申告書に添付する必要はありません。
また給与から差し引かれた厚生年金や雇用保険の社会保険料に関しても、証明書の添付は不要です。
なおe-Taxで確定申告を行う場合は、これらの書類を添付する手間が省かれます。
iDeCo・小規模企業共済等掛金控除を受ける際に必要な書類
iDeCoや小規模企業共済などの控除を申告する場合は、「小規模企業共済等掛金控除証明書」（iDeCoの場合は「iDeCo掛金払込証明書」）を添付する必要があります。ただしe-Taxを利用して確定申告を行う場合は、この書類の添付が省略できます。
生命保険料控除を受ける際に必要な書類
生命保険料控除を申告する際は、「生命保険料控除証明書」を添付する必要があります。「生命保険料のお知らせ」といった類似の書類も届くことがありますが、必要なのは「証明書」です。
書類の名称や形式が似ていることがあるので、注意が必要です。
e-Taxで確定申告を行う場合は、この書類の添付を省略することができます。
地震保険料控除を受ける際に必要な書類
地震保険料控除を申告する場合は、「地震保険料控除証明書」を添付する必要があります。ただしe-Taxを利用して確定申告を行う場合は、この書類の添付を省略することが可能です。
勤労学生控除を受ける際に必要な書類
勤労学生控除を申請する際には、学校から発行される証明書を確定申告書に添付する必要があります。ただしe-Taxを利用して申告する場合には、この書類の添付を省略できます。
海外に住む親族に関する「障害者控除」「配偶者（特別）控除」「扶養控除」を受ける際に必要な書類
国外に住む親族について「障害者控除」「配偶者（特別）控除」「扶養控除」を申告する場合は、次の2つの書類が必要です。また日本語以外の言語で作成された書類を添付する際は、翻訳文も合わせて提出する必要があります。
必要書類
親族関係書類: 親族であることを証明する書類（例: 戸籍の附票の写し）・海外在住の親族のパスポートのコピー、または外国政府や外国地方公共団体が発行した親族の氏名・生年月日・住所が記載された書類
送金関係書類: 金融機関が発行した送金証明書、または申告者が支払った海外在住の親族のクレジットカードの利用明細など
また2023年1月1日からの税制改正により、非居住者扶養親族の適用範囲が変更されました。30歳以上70歳未満の非居住者で以下の条件に該当しない方は控除の対象外となりますので、注意が必要です。
留学などで国内に住所や居所を持たなくなった者
障害者
扶養控除の対象となる居住者から、その年に生活費または教育費として38万円以上の支払いを受けている者
雑損控除を受ける際に必要な書類
雑損控除を申告する際には、災害などによる支出に関する領収書や損害額を証明する書類が必要です。ただし、e-Taxを使用して確定申告を行う場合は、これらの書類を添付する必要はありません。
医療費控除を受ける際に必要な書類
医療控除を申請する際の方法は以下の2つです。
医療費控除の明細書に医療費通知を添付する
自分で作成した医療費控除の明細書に医療保険者から送付された医療費通知を添付することで、明細書の記載作業を簡略化します。
医療費控除の明細書に領収書の内容を転記する
自分で作成した医療費控除の明細書に「医療を受けた人」や「病院等」ごとに領収書の内容を転記します。ただしこの方法を選ぶ場合には確定申告期限から5年間、税務署から領収書の提示または提出を求められることがあるので注意が必要です。
なお2021年分以降の確定申告をe-Taxで送信する場合は、医療費通知に記載された情報を「医療費通知に記載された医療費の入力」画面で入力することで医療費通知の添付を省略できます。また「医療費集計フォーム」から「医療費控除の明細書」を自動作成するなど、複数の方法が選べます。
セルフメディケーション税制を受ける際に必要な書類
セルフメディケーション税制を適用する場合は、自分で作成した「セルフメディケーション税制の明細書」を添付します。領収書の添付は不要ですが明細書の記入内容については、確定申告の期限から5年間において税務署から領収書の提示または提出を求められる可能性がある点は他の申告方法と同様です。
e-Taxで確定申告を行う場合も、セルフメディケーション税制の明細書を作成することが必須です。なおセルフメディケーション税制と医療費控除のいずれか一方のみ申告可能ですので、有利な方を選択してください。
住宅借入金等特別控除（住宅ローン控除）の申告に必要な書類
住宅ローン控除は、初年度の申告時に確定申告を通じてのみ申請できます。初年度に確定申告を行った場合には2年目以降は年末調整で申告が可能ですが、年末調整がない個人事業主などは2年目以降も確定申告を行う必要があります。
以下は住宅ローン控除を初年度に申告する際に必要な基本的な書類です。なお取得した住宅の種類などによって必要な書類が異なる場合があります。
申告前に購入した物件に関連する書類を持参して税務署で事前に確認することをおすすめします。
必要書類一覧
本人確認書類
（特定増改築等）住宅借入金等特別控除額の計算明細書
住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書（原本）：年末から1月頃に借入先の金融機関から送付されてきます。
住宅の登記事項証明書（原本）：自身で取得する必要があります。登記所または法務局証明サービスセンターにて入手可能で、法務局のウェブサイトからオンライン申請も可能です。登記事項証明書等の請求にはオンラインでの手続きが便利です。
住宅の工事請負契約書または売買契約書（コピー）：契約時に作成された書類です。
物件の状況に応じて必要な書類
物件の種類によっては、追加の書類が必要となります。以下は主な例です。
（付表）連帯債務がある場合の住宅借入金等の年末残高の計算明細書：連帯債務がある場合に必要です。
土地の「登記事項証明書」（原本）と土地の「売買契約書」（コピー）：土地購入後2年以内に住宅を建てる場合に提出します。
補助金額の証明書類（原本）：すまい給付金など、住宅購入に関する補助金の証明書類が必要です。補助金額は住宅の取得対価から控除されます。
贈与税の申告書など（原本）：住宅取得資金の贈与特例を受けた場合に提出する書類です。
2年目以降の申告に必要な書類
2年目以降に住宅ローン控除を申告する場合年末残高証明書を添付しますが、e-Taxを利用する場合は添付を省略できます。
また2年目以降に年末調整で住宅ローン控除を申告する場合には、「給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書兼（特定増改築等）住宅借入金等特別控除証明書」を提出しますが、確定申告の場合にはこの書類は不要です。
不動産（建物・土地）売却時の確定申告に必要な書類
不動産の譲渡に関して譲渡所得の確定申告を行う際は、「譲渡の内訳書（確定申告書付表兼計算明細書）」を添付する必要があります。居住用不動産を売却する場合には、適用する特例に応じて必要な添付書類が異なります。各特例に応じた必要書類について確認していきましょう。
特例が多いため必要書類に注意が必要
譲渡所得の申告で譲渡益が発生する場合、必ず添付しなければならない基本書類は「譲渡所得の内訳書【土地・建物用】」です。さらに、特例を適用する場合には追加で必要な書類が異なります。
譲渡損失の繰り越しを行う場合も、それぞれの特例に従って必要書類を整える必要があります。
以下に示す特例においては、それぞれ異なる書類が必要です。居住用財産を売却した場合の3,000万円控除の特例については表の下部を参照してください。
居住用財産を売却した場合の軽減税率の特例以降の詳細は国税庁のサイトで確認することをお勧めします。
適用する特例 | 適用する条文 |
|---|---|
居住用財産を売却した場合の3,000万円控除の特例 | 租税特別措置法第35条1項 |
居住用財産を売却した場合の軽減税率の特例 | 租税特別措置法第31条の3 |
特定の居住用財産を売却した場合の買換えの特例 | 租税特別措置法第36条の2 |
被相続人の居住用財産を売却した場合の3,000万円の特別控除の特例 | 租税特別措置法第35条3項 |
居住用財産の買換え等の場合の譲渡損失の損益通算及び繰り越し控除の特例 | 租税特別措置法第41条の5 |
特定居住用財産の買換え等の場合の譲渡損失の損益通算及び繰り越し控除の特例 | 租税特別措置法第41条の5の2 |
居住用財産を売却した場合の3,000万円控除の特例は、マイホームを売却した際に所有期間にかかわらず所得から最大3,000万円まで控除できるものです。
適用には様々な要件があり必要書類として「譲渡所得の内訳書【土地・建物用】」に加え、譲渡契約前日に住民票の住所が売却物件と異なる場合には戸籍の附票の写しが求められます。
アルバイトの確定申告に必要な書類
アルバイトは通常給与所得者として扱われるため、勤務先が1か所で年末調整が行われている場合は特に確定申告をする必要はありません。ただしアルバイトを2か所以上で行っている場合や生命保険料控除・医療費控除などのある場合には、確定申告が必要になることがあります。
年収103万円以下のアルバイトは申告不要
年収が103万円以下でかつ源泉徴収が行われていないアルバイトの場合、通常は確定申告は不要です。ただし年末調整も行っていないと、住民税の計算が正しく行われない可能性があります。
児童手当や福祉サービスに影響が出る場合もあります。そのため住民税の申告を行うことをお勧めします。
住民税の申告に必要な書類は基本的には所得税の申告と同様ですが、各自治体の規定に従い控除証明書などを準備する必要があります。
中途退職や退職後無職の場合の確定申告書類
年の途中で退職したケースではその後再就職するかどうかによって、申告の方法が変わります。
再就職した場合は新しい職場に前職の源泉徴収票を提出すれば、前職分も含めて年末調整を行ってもらえます。しかし前職の源泉徴収票を提出しないと、前職と現職の源泉徴収票をもとに確定申告を行う必要があります。
再就職後に医療費控除などがある場合も、確定申告が必要になります。
再就職していない場合の手続きについても考えてみましょう。
退職金がある場合で再就職未定のケース
年の途中で退職し退職金を受け取った場合には通常、前職から「退職所得の源泉徴収票」が一カ月以内に交付されます。これにより「給与所得の源泉徴収票」と「退職所得の源泉徴収票」の両方が手に入ります。
再就職していない場合、給与所得に関しては確定申告で所得税を清算する必要があります。
退職所得については退職時に「退職所得の受給に関する申告書」を提出していれば、退職金に関する課税処理は完了しています。申告書を提出していない場合は源泉徴収税（20.42%）が適用されますが、確定申告を行うことで、過剰に支払った退職金に関する所得税が還付されます。
確定申告を行う際には退職所得は分離課税されるため、確定申告書の第三表を提出する必要があります。特に追加の添付資料は必要ありません。
年金受給者のための確定申告書類
公的年金や生命保険契約に基づく年金なども、雑所得として分類されます。公的年金については「確定申告不要制度」の詳細を参照してください。
私的年金の場合には受給時に証明書が交付されますので、これが申告時に必要な書類となります。この証明書には必要経費を差し引いた所得額が記載されていますので、雑所得として確定申告を行います。
また、源泉徴収がされている場合にはその額も申告することを忘れないようにしましょう。
公的年金等に関連する申告不要制度
遺族に支給される公的年金は、所得税の対象外で非課税です。また公的年金等の収入が年間400万円以下でかつその年の公的年金等以外の所得が20万円以下の場合、確定申告は不要です。
しかし医療費控除など他の理由で確定申告を行う際には、公的年金等の所得も含めて申告する必要があります。
贈与税の確定申告に必要な書類（住宅取得資金の贈与の特例に関して）
贈与税の確定申告を行う際には、受けた贈与の内容を詳しく記載した明細書を作成してそれを確定申告書に添付する必要があります。この明細書（計算書や付表）については国税庁のウェブサイトで確認し、漏れのないように申告を行いましょう。
住宅取得資金の贈与の非課税特例に関する必要書類
父母や祖父母からの贈与により居住用の建物を新築するための資金を受け取った場合には、一定の条件を満たすと贈与税が非課税となる限度額があります。
この特例を適用するには贈与税の確定申告書を提出する必要があり、必要書類は贈与の内容によって異なります。特に「住宅取得資金の非課税特例【新築または取得の場合】」を受け、令和6年3月15日までに新築工事が完了し入居も済んでいる場合には、以下の書類が一例として必要です。
なお全ての書類を提出する必要はなく、取得や居住の状況によって必要な書類が変わります。
受贈者の戸籍謄本
源泉徴収票
「住宅取得資金の非課税特例」の適用状況が確認できる書類
「住宅用家屋の新築または取得」に関する書類:新築工事請負契約書・登記事項証明書・耐震基準適合証明書・建築物の耐震改修計画認定申請書と耐震基準適合証明書
「非課税限度額」に関する書類:住宅性能証明書
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4.まとめ
確定申告には全ての申告者に共通して必要となる基本的な書類と申告内容や所得の種類に応じて、これに加えて特定の書類が求められることもあります。これらの書類は、申告内容に応じて具体的に何が必要かを確認することが重要です。
もし必要な書類について不安がある場合やどの書類を準備すればよいかわからない場合には、税務署などに相談するのが賢明です。税務署では申告に必要な書類についての詳細な情報や、申告手続きに関するアドバイスを提供しています。
また税務署では申告の際に必要な書類のチェックリストや、申告方法についてのガイドラインを用意していることもありますので、積極的に活用することが推奨されます。
確定申告の法定期限に間に合わせるためには、計画的に書類を準備しておくことが不可欠です。確定申告の締切が近づいてから慌てることがないように、必要な書類は早めに収集し、確認しておくことが大切です。
書類の準備を事前に行うことで申告作業がスムーズに進み、期限内に確定申告と納税を完了させることができます。
確定申告を行う際には書類の準備だけでなく、申告書の記入内容や申告方法についても十分に確認することが必要です。税務署などのアドバイスを受けることで申告内容が正確であるかどうかの確認や、申告に関する疑問点の解決ができるでしょう。
確定申告に向けての準備を早めに始めて必要な書類や手続きについての理解を深めることが、申告作業を効率的に進めるための鍵となります。税務署などのサポートを利用して期限内に確定申告と納税を完了させるために、事前の計画と準備を十分に行いましょう。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
