フリーランスとして働く場合、自分で仕事のスケジュール管理を行う必要があります。「何時までに何を終わらせるのか」「どの仕事を優先して片付けるべきなのか」といったことを判断し、スケジュール管理を徹底することが重要です。
しかし、スケジュール管理は意外と難しく、フリーランスになりたての頃は上手く対応できないこともあるでしょう。そこで本記事では、フリーランスの仕事におけるスケジュール管理のポイントや、メリット・デメリット、おすすめのスケジュール管理アプリを紹介します。スケジュール管理の方法に悩んでいる人や、より最適化されたスケジュール構築を考えている人は、ぜひ参考にしてください。
目次
1.フリーランスにとってスケジュール管理はなぜ重要なのか？
フリーランスにとって、スケジュール管理は必須の作業と言えるでしょう。スケジュール管理が正しく行えるかどうかで、フリーランスとしての仕事の成果は変わっていきます。
以下では、フリーランスにとってなぜスケジュール管理が重要なのか解説します。
複数の案件・求人を管理する必要がある
フリーランスは働き方次第で、複数のクライアントから案件・求人を請け負うことがあります。スケジュール管理をせずに行き当たりばったりで対応していると、複数の案件・求人をさばくのが難しくなるでしょう。案件・求人ごとに納期や作業時間を確認し、スケジュール帳やアプリなどに記載していくことが、フリーランスとして働く際の基本となるでしょう。
フリーランスは収入を安定させるために、なるべく複数のクライアントと関係を保つことが重要です。複数の収入源があれば、万が一契約が途中で解除となっても、収入が0になることを防げます。フリーランスは収入を安定させる方法の1つとして、スケジュール管理の重要性を理解しておく必要があるでしょう。
タスクの優先度を確認して効率良く仕事をするため
フリーランスにとってスケジュール管理は、タスクの優先度を確認して仕事の効率アップにつなげる手段でもあります。優先度の高いタスクから取り組むことで、余裕を持って仕事ができるようになります。何も考えずに目の前にある仕事から片付けるような働き方だと、重要な仕事に時間をかけられず、クオリティを落とす可能性もあるでしょう。
その他、クライアントとの会議などあらかじめ決まっている予定に合わせるためにも、スケジュール管理によるタスクの設定は重要となります。スケジュール管理・タスク管理ができていないと、仕事ばかりに目がいってしまい、会議など重要な約束を忘れてしまう可能性もあるでしょう。クライアントからの信頼を損なう原因になり得るため、フリーランスはスケジュール管理を行なう習慣を普段から意識しておくのがおすすめです。
フリーランスならではの働き方に慣れるため
スケジュール管理は、フリーランスならではの自由な働き方に慣れるためのきっかけにもなります。フリーランスは会社員のように、決まった就業時間がありません。短時間で働くこともできれば、深夜まで仕事を続けることも可能です。
自由度の高さはフリーランスの魅力の1つですが、慣れないうちは仕事の時間管理が難しく、タイムマネジメントが上手くできないこともあるでしょう。時間をかけすぎて納期に間に合わなかったり、確保した仕事量が少なくて収入が減少したりといったケースに陥る可能性も懸念されます。
自分らしい働き方を実現しつつ、仕事を効率良くこなしていくためにも、スケジュール管理は重要になるでしょう。
2.フリーランスがスケジュール管理を行うメリット
フリーランスがスケジュール管理を行なうことには、多くのメリットがあります。これからフリーランスとして独立する人はもちろん、現在の働き方を変えたいフリーランスにとっても、スケジュール管理のメリットは有益となります。
以下では、フリーランスがスケジュール管理をすることで得られる主なメリットを解説します。
規則正しい生活習慣が身に付く
フリーランスとは、自分の働きたい時間・場所で仕事ができる働き方です。しかし、自由になるからこそ生活リズムが乱れてしまい、体調不良などの原因になるリスクもあるでしょう。
スケジュール管理を行うことで、仕事をする時間が明確になり、メリハリのある生活習慣を維持しやすくなります。「気が向いたとき、やる気が出たときに仕事をする」のではなく、「〇時から〇時まで仕事をする」と明確なスケジュールを決めておくことで、生活習慣の乱れを防止しつつ効率的な働き方を実現できるでしょう。
フリーランスになってから規則正しい生活ができないと悩んでいるときには、スケジュール管理の方法を見直してみるのがおすすめです。
プライベートの時間を確保しやすくなる
フリーランスとして働いていると、仕事とプライベートの境界線が曖昧になることがあります。気づかないうちに仕事がプライベートの時間を侵食してしまい、しっかりと休めなくなってしまうこともあるでしょう。プライベートの時間を確保するためにも、スケジュール管理が役立ちます。
スケジュールのなかに「プライベート」の時間を作り、仕事の情報をシャットアウトすることで、心身を休ませることに集中できます。プライベートの時間をあらかじめ設定しておくと、「仕事が終わったら〇〇をしよう」といった形で、モチベーションを継続しやすくなる点もメリットです。
業務の全体像を把握しやすくなる
先の解説通りフリーランスは、複数のクライアントの案件・求人に参画することがあります。クライアントごとにスケジュール管理をしておけば、何をいつまでにすべきなのかが明確になり、現在抱えている案件・求人の全体像を把握しやすくなるでしょう。
自分が持っている仕事の全体像がわかっていれば、仮に新規で案件・求人の依頼があった場合に、対応できるかすぐに判断できます。「今週は仕事が続いているから、来週は少し休もう」といった、計画的なスケジュールの構築も可能となります。
スケジュール管理は体調管理にも役立つ
スケジュール管理は結果的に、自身の体調管理にもつながるメリットがあります。スケジュール管理をせずにひたすら仕事に熱中していると、休みが減って知らず知らずのうちに心身が疲弊してしまうリスクが懸念されます。仮に無理がたたって回復まで時間がかかる病気になってしまうと、フリーランスは基本的に収入の保証がないため、生活に支障が出ることも考えられるでしょう。
長期的に安定した収入を得るための手段として、スケジュール管理を徹底することが重要です。万が一体調不良になった場合には、クライアントに連絡をして状況を伝え、スケジュールの変更ができないか相談してみましょう。
3.フリーランスがスケジュール管理をしないデメリット
スケジュール管理の大切さを無視して、自由に働くことを重視してしまうと、さまざまなデメリットに悩まされるでしょう。以下では、フリーランスがスケジュール管理をしないことで、どんなデメリットが発生するのか紹介します。
仕事の効率が低下する
スケジュール管理ができていないと、仕事全体の効率が低下し、結果的に収入の減少につながるデメリットがあります。スケジュール管理をしていない場合、「どの仕事から手をつけるか」「優先すべき仕事はどれなのか」といった点から考えなければなりません。仕事を始めるたびに仕事の状況をチェックすることから始めていると、無駄な時間が増えて効率の低下を招くでしょう。
優先すべき仕事や納期などの情報は一目でわかるように、スケジュール管理アプリやスケジュール帳に記載し、無駄な時間を極力減らすことが重要です。
ケアレスミスが発生しやすくなる
スケジュール管理を怠っていると、「納期ギリギリなのに仕事が終わらない」といった危機的な状況に追い込まれることもあるでしょう。納期に間に合わせることを優先してスピード重視で仕事をした結果、ケアレスミスが多発してクオリティの低下につながるデメリットも懸念されます。
ケアレスミスを極力少なくするためにも、ある程度納期に余裕のあるスケジュールを設定し、慌てずに対応できるように備えるのが大切です。納期に追われる状況が続くと、心身に負担がかかって体調を崩す原因にもなるため、スケジュール管理アプリなどを活用して常に余裕を確保するのがおすすめです。
モチベーションの低下につながる
スケジュール管理をせずに働いていると、いつ休めるのかがわからず、仕事へのモチベーションが低下するデメリットもあります。仕事のスケジュールを決めることは、結果的に自分のための休暇を確保することにつながります。逆に言えばスケジュール管理をしないままだと、本当に心身を休める時間が得られず、ストレスなどに悩まされる可能性が出てくるでしょう。
仕事のモチベーションを確保し、生活に楽しみを見出すためにも、普段からスケジュール管理を行なうことが重要です。
4.フリーランスにおすすめのスケジュール管理方法
仕事のスケジュール管理方法は複数あり、自分に合ったものを選ぶことが最初のステップになります。以下では、フリーランスとして働く際におすすめのスケジュール管理方法を解説します。
スケジュール帳でフリーランスの仕事を管理する
市販されているスケジュール帳を使って、自分の手で予定を管理するのも1つの方法です。スケジュール帳を常に携帯しておけば、緊急で仕事が入ったり納期が変更になったりした場合でも、すぐにメモをして対応ができます。スケジュールの変更が多い仕事をしているのなら、忘れずにその場で記載ができるスケジュール帳の利用がおすすめです。
一方で、スケジュール帳はアプリと違い、スマホとは別で管理する必要があります。外で仕事をするときに、スケジュール帳を家に忘れてしまい、予定がわからなくなるといったケースも懸念されます。スケジュール帳を活用する際には、自分なりの携帯方法を考えておくのがコツです。
タスク管理アプリで仕事の内容を把握する
スケジュールや仕事のタスクを管理できる専用の「タスク管理アプリ」をインストールし、日常的に利用するのもおすすめの方法です。スマホにスケジュール管理・タスク管理アプリが入っていれば、すぐに内容をチェックできます。リマインダーやカテゴリー別の仕分けなど、アプリごとに便利な機能が備わっているため、使いこなせれば仕事の効率化につながるでしょう。
一方で、スケジュール管理・タスク管理アプリは多数あるため、どれを使うべきか悩んでしまうこともあるでしょう。おすすめのアプリを後述しますので、スケジュールをデジタルで管理したい場合にはぜひ参考にしてください。
プライベートもスケジュール管理アプリが役立つ？
スケジュール管理やタスク管理ができるアプリは、プライベートの時間を調整するのにも役立ちます。アプリのカテゴリーに「プライベート」や「休暇」の項目を作り、1日の予定として組み込んでおけば、しっかりと心身を休める時間を確保できます。リマインダー機能を使って終業時刻を通知するように設定すれば、働きすぎを防止することも可能です。
5.フリーランスがスケジュール管理をする際のポイント
フリーランスの仕事でスケジュール管理を行う際には、いくつかのポイントがあります。適切なスケジュール管理ができるように、以下で重要となるポイントをチェックしておきましょう。
タスクを洗い出してから優先順位を決める
フリーランスのスケジュール管理では、まず仕事のタスクを洗い出してから、それぞれに優先順位をつけます。完成まで時間のかかるものや、事前に調べものが必要になるタスクは優先順位を高くして、早めに着手するように心がけましょう。雑務や急ぐ必要のないタスクは逆に優先順位を下げて、余裕のあるときに対応するように意識します。
タスクごとに優先順位が決まっていれば、何から着手すればいいのか明確になるため、迷わず1日の仕事を始められるでしょう。
自分に合った生活リズムを探す
フリーランスとして仕事をこなしていくためには、自分に合った生活リズムを探すことも大切です。人によって最適な生活リズムは異なり、朝が1番集中できる人もいれば、夜になるほどやる気が高まっていく人もいるでしょう。まずは自分の生活リズムを確認し、それに合わせてスケジュール管理を行うことで、効率化を進めやすくなるでしょう。
1日のスケジュールを細かく設定する
スケジュール管理をする場合、なるべく細かく時間を設定するのがコツです。「今日中に終わらせる」ではなく、「〇時までに終わらせる」といった形で具体的な時間割を構築し、労働時間が長くならないように注意すると良いでしょう。1日のスケジュールが決まっていれば、次に何をすべきかすぐに判断できるため、無駄な時間を削って仕事に集中しやすくなります。
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6.フリーランスの仕事に便利なスケジュール管理アプリ5選
スケジュール管理のなかでも、特におすすめのものを以下にまとめました。スケジュール管理アプリごとに特徴やメリットが異なるため、まずはどんなアプリがあるのかチェックしてみてください。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleが提供するスケジュール管理アプリ・ツールです。簡単に予定の書き込みができることはもちろん、あらゆる情報を1箇所に集約できる点がメリットになります。Google関連のアプリと連携できたり、時間の使い方を分析したり、他ユーザーとスケジュールを共有したりといったさまざまな使い方が可能です。
Trello
Trelloは、To Doリストを作成してスケジュール管理・タスク管理を効率化するアプリです。inbox、ボード、プランナーといった機能があり、スケジュールの追加や変更が直感的な操作だけで行えます。メールの内容をTo Doリストに変換できるため、スムーズに仕事のスケジュール管理ができる点も魅力です。
TimeTree
TimeTreeは、スケジュール管理をしつつ、同時に複数の人と内容を共有できるアプリです。各ユーザーが自由に予定をカレンダーに書き込めるため、チームで仕事をする際に役立つでしょう。ファイルのアップロードなども行えるので、仕事に必要な情報を素早くやりとりできるのもメリットです。
Notion
Notionとは、スケジュールやタスクなどを自由に書き込めるノートアプリです。To Doリストやアイデアのメモなど、多種多様な情報をまとめられます。AIによるサポート機能も充実しているため、編集や下書きなどの雑務を任せてしまうことも可能です。
Lifebear
Lifebearは、カレンダー、To Do、ノート、日記の機能を1つにまとめたアプリです。スタンプや100種類以上の着せ替えテーマ機能が使えるため、自分好みのデザインに変更して利用できます。スタンプを上手く活用することで、一目で予定がわかるカレンダーを作成可能です。
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7.まとめ
フリーランスとして活動していくのなら、スケジュール管理を徹底して効率化を図り、柔軟な対応力を身につける必要があります。行き当たりばったりの作業では時間効率が悪くなり、心身の負担増加や収入の低下などにつながるリスクがあるでしょう。この機会にスケジュール管理の重要性やポイントを確認し、フリーランスとして働くための基本的な環境づくりに力を入れてみてはいかがでしょうか。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
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