フリーランスとして働き始めるとこれまで勤務先が代わりに行っていた経費や売上の管理を、すべて自分で行わなければなりません。収支の記録・管理・確定申告の準備など多くのタスクが発生し、これらを全て一人で担う必要があるため最初はその負担の大きさに戸惑う方も多いでしょう。特にこれまで会計業務に関与してこなかった人や数字の扱いが苦手だと感じている人にとっては、大変な作業に感じられることが少なくありません。
経費管理において最初に感じる壁の一つは「どの費用が経費として認められるのか」「経費として計上できる範囲やルールはどうなっているのか」といった疑問です。これに加え日々の領収書やレシートを整理する作業や勘定科目ごとに仕分けをする業務も、自分で対応する必要があります。慣れないうちは作業が煩雑に思えるかもしれませんが、実際には経費に関する基本的な知識や重要なポイントさえ押さえればそれほど難しいものではありません。
経費計上には上限がある場合もあり、特に交際費や一部の費用には税法上の制約が存在します。こうしたルールを事前に把握しておくことで無駄な支出を抑えつつ、効率的な経費管理が可能になります。
経費管理で欠かせないのが、領収書やレシートの適切な保管です。これらは経費の正当性を証明するための重要な書類であり、税務調査が行われた場合には必須の資料となります。保管方法については書類が散逸しないようファイルやデジタルツールを活用し、記録を一元化することをおすすめします。
そこでフリーランスとしての経費管理に必要な基礎知識を解説します。経費の重要性・経費として計上可能な費用やその分類方法・計上が認められない費用の例・経費の制限や領収書の保管方法など、ポイントを詳しくご紹介します。
これらを理解し実践することで負担を軽減し、スムーズな経費管理を実現する手助けになるはずです。
目次
1.経費に関する基礎知識
フリーランスにとって、経費に関する知識は欠かせません。経費を正しく計上しないと、余計な税金を支払ったり不要な課税を受けるリスクがあるためです。
そこでこの章では経費として認められる費用にはどのようなものがあるのか・経費の基本的な定義とは何か・そして税金で損をしないために知っておきたい重要なポイントを解説します。
フリーランスにとって経費計上が重要な理由
経費計上が重要な最も大きな理由は、所得の金額によって所得税の税率や納税額が変動するからです。確定申告では1年間の収入と支出を計算し、収入から経費や控除を差し引いた課税所得に対して税金がかかります。
経費が少ないとそれだけ税率や所得税額が高くなり、不利な状況になります。さらに課税所得が一定金額を超えると、税率と控除額が変わる仕組みになっています。
不正確な経費計上により課税所得が税率が変動する金額を超えてしまうと、本来よりも高い税負担を強いられることになります。ただしすべての支出を経費として計上するのは不正とみなされ、税務調査を受ける可能性もあるため注意が必要です。
そもそもフリーランスの経費とは何か？
フリーランスにおける経費とは、業務に必要な物品の購入費やサービスの費用を指します。例えばクライアントとの打ち合わせで発生した交通費や、仕事に必要な書籍の購入費が該当します。
また事務所の光熱費やパソコンの通信費、打ち合わせ時の食事代なども経費として計上できます。自宅で仕事をしているフリーランスの場合、条件に応じて自宅の家賃や光熱費なども経費として認められることがあります。
経費として計上できる項目についての詳細な一覧は後でご紹介しますので、ぜひご確認ください。
経費計上でフリーランスが得られる具体的なメリット
経費を漏れなく計上することで、税金を節約することができます。所得税は収入に対して課されるのではなく、収入から経費や各種控除を差し引いた課税所得に基づいて計算されます。そのため経費をしっかり計上すれば、課税所得が減り税金の負担も軽減されます。
フリーランスによくあるケースとして、報酬から源泉徴収された所得税が確定申告後に還付される場合があります。案件によっては支払い時に所得税が事前に引かれることがあり、確定申告で算出した税額よりも源泉徴収された金額が多い場合には過剰分が還付される仕組みです。
税金を過剰に支払わないように経費を正確に計上することが、結果的に年収の増加にもつながります。損を避けるためにも、フリーランスとして経費をしっかり把握しておくことが非常に重要です。
2.フリーランスの経費として認められる項目一覧
フリーランスの経費は事業活動に関連する支出であり、確定申告の際には年間の経費を勘定科目ごとに整理して青色申告決算書や収支内訳書に記入します。ここでは代表的な勘定科目とその具体的な経費例についてご紹介します。
経費になるものの例は以下の通りです。
勘定科目 | 概要 | 経費になる例 |
|---|---|---|
租税公課 | 税金や公的負担金 | 個人事業税・事業用資産の固定資産税・自動車税・登録免許税・印紙税 |
荷造運賃 | 荷物の運賃や梱包費用 | 商品や製品の配送運賃・梱包材費用（段ボールなど） |
水道光熱費 | 電気代・ガス代・水道代 | 事業所の電気代・ガス代・水道代・灯油代 |
旅費交通費 | 移動費・宿泊費 | 事業の移動にかかる交通費・宿泊費・出先の駐車場代 |
通信費 | 郵便・電話・インターネット料金 | 事業用の郵便切手やはがき代・電話代・インターネット利用料 |
広告宣伝費 | 広告に関する費用 | 広告掲載料・チラシ印刷費用 |
接待交際費 | 取引先への接待や贈答に関する費用 | 取引先との飲食代・贈答品代・慶弔費 |
損害保険料 | 火災などの損害保険料 | ・事務所の火災保険・事業用車の自動車保険 ・なお生命保険料・国民年金・国民健康保険料については経費にはならないが所得控除の対象となる |
修繕費 | 修理代 | 事務所・機械・自動車の修理代 |
消耗品費 | 10万円未満・使用期間1年未満の消耗品 | 文房具・伝票・名刺・作業用デスクなどの消耗品 |
減価償却費 | 10万円以上・1年以上使用する固定資産 | 事務所の建物・車両・コピー機などの減価償却費 |
福利厚生費 | 従業員向けの福利厚生費用 | 従業員への慶弔費・社員旅行・健康診断費用 |
給料賃金 | 従業員への給与 | 従業員に支払う給与 |
外注工賃 | 外部に業務を委託した際の支払い | 外部業者への支払い・電気工事代 |
利子割引料 | 借入れの支払利息・手数料 | 事業用借入金の支払利息・手形割引料 |
地代家賃 | 事務所などの家賃や使用料 | 事務所や店舗の家賃・駐車場代 |
貸倒金 | 回収不能となった損害金額 | 回収不能な売掛金や貸付金・未収入金 |
雑費 | その他の経費 | 事業関連の引越し費用・書籍代・銀行の振込手数料 |
決算書にはこれらの勘定科目に加えて、業務に関連するその他の費用を別途記載することもできます。例えば参考書籍の購入が多い場合は「新聞図書費」という勘定科目を設けて、購入費用を集計することも可能です。
また勘定科目の判断が難しい場合でも、一定のルールに基づいて計上すれば問題ありません。たとえば車のガソリン代は「車両費」・「旅費交通費」・「燃料費」など、事業に必要な勘定科目で統一することが重要です。
複数の勘定科目にバラバラに計上してしまうと経費の流れを正しく把握できなくなってしまうため、整然としたルールで仕訳することが求められます。
3.フリーランスの経費に含められない費用とは？
フリーランスとしての業務に関連して発生した費用であっても、経費として計上できないものがあります。ここからは、経費として認められない費用について詳しく説明していきます。
個人的な生活費や趣味に関する支出
プライベートに関連する支出は、経費として計上することはできません。たとえば個人的に使用する備品や趣味に関する書籍などは、事業とは無関係であるため経費として認められません。経費として計上できるかどうかの判断基準は、その支出が事業に必要かどうかです。
私的な支出を経費に含めてしまうと税務上の問題を引き起こす可能性があるため、十分に注意することが重要です。
同居している家族や親族に支払う給与
フリーランスとして生計を共にする家族や親族は、事業主と家計が一緒とみなされます。そのため家族が事業に従事して給料を支払った場合でも、その給与を経費として計上することはできません。
しかし青色申告で事業専従者給与の届出をしており、以下の条件を満たしていれば経費として計上することが可能です。
生計を一にする配偶者または15歳以上の家族・親族であること
その年の6ヶ月以上、事業に従事していること
事前に届け出を行っていること
所得税や住民税などの税金
税金は一般的に経費として計上できると考えがちですが、所得税や住民税は経費には含まれません。これらはフリーランスが確定申告を通じて支払う個人の税金です。また相続税・復興特別所得税・贈与税・延滞税・加算税なども経費には計上できません。これらは事業運営とは直接関係しないためです。
例外として事業を行うために自宅を使用している場合には、家事按分した固定資産税を経費に計上することが可能です。
住宅ローンや借入金の元本返済
借入や住宅ローンの元本は経費として計上することはできません。借入金が事業用の設備投資などに使われることもありますが、経費として計上できるのは実際にその借入れ金を使った支出に限られます。返済そのものは経費に含まれないため、注意が必要です。
一方、借入金に対する利息は経費として計上できます。住宅ローンや事業用借入れがある場合には利息のみが経費として認められることを理解しておかないと、後々問題が生じることがあります。
10万円以上の資産価値を持つ備品購入費
事業用に10万円以上で購入したパソコンなどの備品は、特例を適用しない場合には固定資産として扱われます。法定の耐用年数に基づいて減価償却費として計上しなければなりません。つまり購入費用を耐用年数にわたって分割して経費として計上するため、1年で全額を経費として計上することはできません。
罰則金や交通違反の支払い
罰金や反則金は個人に課せられるものであるため、経費として計上することはできません。例えば業務中に交通違反をして反則金を支払った場合には経費に含められないかと考えることもありますが、罰金や反則金を経費に含めることは不適切です。税務上、これらを経費として計上して節税を図ることは認められません。
しかしレッカー移動などによるレッカー代は罰金や反則金ではないため、条件を満たせば経費として認められる場合があります。
敷金や保証金などの預け金
敷金や保証金は退去時に返金されるため、資産として扱われて経費には計上されません。これらは「敷金」または「保証金」という勘定科目で処理します。退去時に敷金から原状回復費が差し引かれ、その残金が返還されます。差し引かれた原状回復費は、修繕費として経費に計上できます。
福利厚生のための支出
健康診断・人間ドック・スポーツジムの利用費などは福利厚生費として扱われます。これらの費用は従業員への支出としては経費計上できますが、フリーランス自身に対しては福利厚生費として認められません。そのため、これらの費用を経費として計上することはできません。
また、青色事業専従者として働く家族に対する福利厚生費も経費として計上することはできません。このようにフリーランスの場合は、基本的に福利厚生費を経費として計上することができない点を理解しておくことが重要です。
仕事用でないスーツの購入費
スーツは取引先との会議などで着用するもので、普段のプライベートではほとんど使われることがありません。そのため、スーツ代は事業に関連する支出だと考えられるかもしれません。
しかし、実際にはスーツ代が経費として認められることは少ないです。ただし業務において明確に必要であり、プライベート用の服と区別できる場合は経費として認められる可能性もあります。
また業務専用の作業着やユニフォームについては、経費として計上することができます。
プライベートなイベントの飲食代（例: 二次会費用）
フリーランスとして活動している中で取引先との飲食費は接待交際費として、従業員との飲食費は福利厚生費として経費に計上することができます。しかし二次会にかかった飲食費については注意が必要です。というのも接待交際費として認められるのは、一次会までの飲食費に限られているからです。
そのため二次会や三次会の飲食費は経費として計上することができませんので、混同しないように気をつけましょう。
4.迷ったときの経費判断基準｜どこまでが経費に含まれる？
フリーランスとして働く場合「出張先で食べた昼食代」や「外出先でパソコンを使って作業するために入ったインターネットカフェの料金」など、経費として計上するかどうか迷う支出が出てくることがあります。このような場合は、支出が事業に関わるものかどうかを基準にして判断することが大切です。
同じ支出でも、状況によって経費として認められる場合と認められない場合があります。たとえば「インターネットカフェ代」については外出先で仕事をするために利用した場合や自宅のインターネットに不具合があって仕事をするためにインターネットカフェを利用した場合は、経費として計上できます。しかし個人的に映画を観るためにインターネットカフェを利用した場合は、経費にはできません。
また「昼食代」については出張中であっても通常の食事であるため、経費にはならないことが一般的です。しかし取引先と一緒にランチミーティングをした場合など、業務に関連する場合は会議費として経費に計上できる可能性があります。
経費計上ができるかどうかの判断基準は、「事業のために発生した支出か」「個人的な支出ではないか」という点に着目して行うことが重要です。
5.家事按分の意味とは
フリーランスは確定申告の際に経費計上が認められています。もし自宅で仕事をしている場合、家賃や光熱費の一部が「事業に必要な支出」として経費に計上できることがあります。
プライベートの生活費と事業に関連する費用が混在している場合には、その割合を規定の方法で計算し事業で使用した分を算出することを「家事按分」と呼びます。
6.家事按分が適用されるための条件
家事按分には、各支出に対する具体的な計算式や基準は定められていません。家事関連費とは仕事で使用する場所・設備・消耗品・税金など、事業経費と生活費が一緒に含まれている支出を指します。
家事按分を行うためには、その支出が事業に必要であるという確固たる根拠を示す必要があります。例えばリビングや寝室など仕事部屋でない場所で業務を行う場合、その空間を仕切って仕事場を作ることで業務に必要な部分の面積を客観的に把握することができます。
家事按分を使って経費を計上する際には、プライベートと仕事の支出を明確に分けて区別できる状態が求められます。
7.家事按分が可能な費用とその計算方法
経費として家事按分が認められる主な費用は、以下の5つです。
家賃
電気代
ガス・水道代
通信費
自動車関連費用
これらについて、各項目ごとの家事按分の計算方法を詳しく解説していきます。
住居費（家賃）
家賃を家事按分する方法には、主に2つの方法があります。1つ目は居住部分と事業で使用している部分の面積比率を基に計算する方法、2つ目は事業で使用している部屋を使った時間の割合を基に計算する方法です。
電気代
電気料金を家事按分する方法には、主に2つの方法があります。1つは利用時間や使用日数に基づいて按分する方法、もう1つは自宅にあるコンセントの差し込み口を業務で使用している数を基準に按分する方法です。
ガス代・水道代
自宅で料理教室を運営するなどガスや水道の使用が事業に直結している場合、ガス代や水道料金も経費として計上できます。
これらの費用は、事業で使用した時間を基準に按分して算出します。
通信費用
携帯電話料金やインターネット利用料などの通信費も、業務で使用した分を家事按分して経費として計上できます。通信費の按分は、使用日数や使用時間に基づいて算出します。
携帯電話料金を経費として計上する場合には、その業務利用部分について明確に説明できることが求められます。按分を避ける方法として、業務用の携帯電話を別途契約することも一つの選択肢です。
車両関連の費用
自動車を事業用とプライベートで両方使用している場合、事業に関連する費用を按分することによって経費として計上できます。自動車関連費用は使用時間・使用日数・走行距離などを基準に算出します。自動車関連費用には、次のような項目が含まれます。
車両本体の購入費用
ガソリン代
駐車場代
高速道路料金
車両保険料
自動車税（種別割）
車検費用
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8.インボイス制度におけるレシート・領収書の新たな取り扱いルール
2023年10月からインボイス制度が導入され、領収書やレシートの取り扱いが変更されました。
インボイス制度とは消費税を正確に申告するための制度で、正式には「適格請求書等保存方式」と呼ばれています。2023年10月以降インボイス登録をした適格請求書発行事業者から発行された適格請求書（インボイス）がないと、課税事業者は売上で受け取った消費税から仕入れ等にかかった消費税額を差し引く仕入税額控除を受けられなくなります。
この章では免税事業者・適格請求書発行事業者・小規模事業者における領収書やレシートの取り扱いの変更点を見ていきます。
免税事業者が求められる対応
インボイス制度が始まった後も、免税事業者のフリーランスは受け取った領収書やレシートの取り扱いに変更はありません。これまで通り保存し、経費として計上することができます。
適格請求書発行事業者として準備すべきこと
インボイス制度に登録して適格請求書発行事業者となった場合、領収書やレシートが適格請求書に該当するかどうかによって取り扱いが変わります。適格請求書発行事業者は課税売上にかかる消費税から課税仕入れにかかる消費税を差し引き、仕入税額控除を行って消費税の申告・納税をします。
ただしインボイス制度が始まった後は、原則として適格請求書（インボイス）がない仕入れや経費については仕入税額控除ができません（簡易課税制度を選択している場合は除きます）。なお一定期間は免税事業者からの仕入れでも、一定割合の仕入税額控除が認められる経過措置があります。
フリーランスなどの個人事業主がインボイス制度を導入し消費税課税事業者として登録した場合は、消費税の確定申告が必要です。領収書やレシートが適格請求書の要件を満たしているかを確認し経理処理を行った後、7年間保存します。また適格請求書（インボイス）を発行した場合も、同様に7年間保存する必要があります。
小規模事業者が注意すべきポイント
インボイス制度が始まる2023年10月1日から2029年9月30日までの間、小規模事業者は「少額特例」を利用することができます。この特例では税込1万円未満の課税仕入れについて適格請求書を保存しなくても取引が帳簿に記載されていれば、一定の条件のもとで仕入税額控除を受けることができるという仕組みです。
これは小規模事業者が適格請求書発行事業者として登録する際の事務負担を軽減するために設けられた制度です。なお、小規模事業者とは以下のいずれかの条件を満たす事業者を指します。
基準期間における課税売上高が1億円以下である
特定期間における課税売上高が5,000万円以下である
基準期間とは納税義務の判定基準となる期間で、フリーランスや個人事業主の場合は前々年法人の場合は前々事業年度を指します。特定期間は個人事業主では前年の1月から6月まで、法人では前事業年度の開始日からの6ヶ月間を指します。
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9.フリーランスが領収書を作成する際に準備すべきもの
フリーランスが領収書を作成する際には収入印紙や印章など、必要に応じて準備し正しく作成することが求められます。領収書作成時に必要なアイテムは以下の通りです。
領収書用の用紙またはテンプレート
収入印紙（必要な場合）
印章（必要に応じて）
印刷環境または会計ソフト（電子発行の場合）
領収書用の用紙やフォーマット
フリーランスが手書きで領収書を発行する場合、控え付きの市販領収書用紙を準備する必要があります。このような用紙を使うことで、相手と自分の両方に記録を残すことができます。
一方パソコンや会計ソフトを使用して電子的に領収書を発行する場合は、領収書テンプレートを活用することが効率的です。テンプレートを使うことで必要な項目を漏れなく記入でき、ミスを防ぐことができます。
また印刷環境を整えておけば、迅速に領収書を発行することが可能です。
収入印紙の準備について
取引金額が5万円を超える領収書を発行する場合、収入印紙を貼り消印を押す必要があります。収入印紙は印紙税法に基づいて一定額以上の取引に課される税金であり、該当する場合は事前に印紙を準備しておく必要があります。
ただし電子領収書を発行する場合は、印紙税の対象外となるため収入印紙を貼付する必要はありません。
押印用の印鑑
領収書に押す印章（印鑑）は発行者が正式に領収書を発行したことを証明し、取引の信頼性を向上させる役割を果たします。
フリーランスの場合、通常は自分の名前が刻まれた認印を使用します。もし屋号を使って事業を行っている場合は、屋号が刻印された印鑑を使用することが推奨されます。
フリーランスの領収書に印鑑は必須か？
フリーランスが発行する領収書には、必ずしも印鑑を押さなければならないわけではありません。法律上、押印のない領収書でも正式な書類として認められます。ただし、クライアントによっては押印を要求することがあります。相手の希望に対応できるように、印鑑を準備しておくことが望ましいです。
印鑑を使用する場合は、名前か屋号のどちらか一方で統一することが重要です。
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10.まとめ
フリーランスとして活動する場合、収入や支出を正確に管理し確定申告を行うことが法律で義務付けられています。特に事業にかかる経費の扱いについては、確定申告の際に正確に把握しておくことが求められます。
経費として認められる費用と認められない費用をしっかり区別できるようになることは、フリーランスとしての財務管理を円滑に進める上で欠かせない基本的なスキルと言えます。
経費計上をスムーズに行うためには、正確な記録を保つことが非常に重要です。領収書やレシートは経費を裏付けるための重要な証拠となるため、必ず保管しておかなければなりません。これらの書類には取引の内容・金額・日付が明記されている必要があるため、受け取った際には記載内容を確認し不備があればその場で修正を依頼する習慣を持つことをおすすめします。
フリーランスとして活動する以上、正確な知識と適切な管理が税務面でのトラブルを未然に防ぐ鍵となります。経費の取り扱いについて基本を押さえ日々の記録を丁寧に行うことで、確定申告をスムーズに進めることができるでしょう。また経費計上が適切に行われることで、結果的に税負担を減らし収益を最大化することにもつながります。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
