会社員やパートとして働いている方々は毎年11月から12月にかけて会社から税務に関する書類を受け取り、それに基づいて自分が加入している保険の控除証明書や各種証明書を添付し提出する手続きを行った経験があるのではないでしょうか。
この手続きは「年末調整」と呼ばれ、年末に行われる重要な税務手続きの一つです。年末調整は給与所得者が1年間に支払った税金と実際の税額に差がないように調整するためのもので、通常年末に行われるためその名称が付けられています。
年末調整の主な目的は年間の給与所得に対する所得税の過不足を調整することです。会社が従業員の給与から源泉徴収した税額と実際に支払うべき税額が異なる場合、その差額を年末調整で精算します。この際各種控除（生命保険控除や扶養控除など）の適用を受けるために必要な書類を提出し、税額を適正に調整することが求められます。通常給与所得者はこの手続きによって、過剰に支払っていた税金が還付されることもあります。
一方で年末調整は給与所得者だけでなく、フリーランスにも関連する重要な手続きであることを理解しておく必要があります。フリーランスは基本的に年末調整を受けず、確定申告を通じて自分で税金の過不足を調整します。とはいえ年末調整の仕組みやその手続き方法を理解しておくことは、税金の仕組みを把握するうえで非常に重要です。
そこでこの記事では会社員やパートといった給与所得者に加えて、フリーランスにも関係する年末調整の基本的な概要と手続き方法について詳しく解説します。
年末調整を正しく理解し納税額が過不足なく調整されるよう、適切な手続きを行うことが重要です。
目次
1.年末調整の基本知識
はじめに、「年末調整」という制度の基本をしっかり理解することが大切です。年末調整が実施される目的やその必要性について確認することが重要なポイントとなります。
そこでこの章では、年末調整の概要について詳しくご説明します。
年末調整とは、所得税額を最終的に調整する手続き
年末調整とは給与から源泉徴収された所得税を再計算し、その過不足を調整する手続きのことです。所得税の納税額は控除内容などによって異なるため1年間の収入を基に改めて計算し、実際に納めるべき税額を確定させるために行われます。
年末調整によって税金が還付される場合がある
年末調整の結果、給与所得者が所得税を多く納めていたことが判明した場合には差額が還付金として返金されます。一方で稀ではありますが、所得税が不足している場合には年末調整の際に不足分を追加で納める必要があります。
年末調整の手続きは企業が行う
年末調整は企業が従業員のために行う作業です。そのため、従業員は必要書類を提出するだけで、所得税の正確な計算と納税が完了します。ただし、書類を正確に記入し、期限内に必要な書類を提出することが求められます。
2.年末調整と確定申告の違いを理解しよう
年末調整は確定申告と混同されがちですが、両者は税金に関連する制度でありながら内容は大きく異なります。そこでこの章では、年末調整と確定申告の違いについて説明します。
確定申告とは、自分で年間の所得税を計算し申告・納付する手続き
確定申告とは個人が自分で年間の所得税を申告し、納税する手続きのことです。通常フリーランスは確定申告を行い、所得税を納めます。
年末調整と異なりフリーランスは自分で所得税を計算し、納税する必要があります。企業が代わりに手続きをしてくれないため、早めに正確に対応することが求められます。確定申告を行わないと後で無申告加算税や延滞税などのペナルティが課せられる場合があります。
会社員でも確定申告が必要になる場合がある
フリーランスだけでなく、会社員も確定申告を行うことがあります。例えば副業で年間20万円以上の収入がある人や不動産の売却で利益を得た人などは、年末調整と合わせて確定申告を行う必要があります。
確定申告をしないと無申告加算税などが課せられる可能性があるため、会社員も自分に該当するケースを理解しておくことが重要です。
3.フリーランスは通常、年末調整が不要
フリーランスの方は、基本的に年末調整を行う義務はありません。年末調整は主に雇用されている会社員を対象とした手続きだからです。ただし会社員や公務員からフリーランスに転職した場合、税金の計算には別の手続きが必要となります。
以下では年末調整を行うべき人々の詳細や、フリーランスが取るべき対応について説明します。
会社員は年末調整が必須
年末調整は会社員が所得税や住民税を計算するために必要な手続きです。したがってフリーランスは通常、年末調整を行う必要はありません。
会社員の場合には勤務先が税金の計算を行い、まとめて納税してくれるため年末調整が実施されます。とはいえ年末調整が不要な会社員や、年末調整ではなく確定申告を行うべき人も存在します。
そのため、最終的には各自の状況に応じて判断することが重要です。
フリーランスは確定申告を行う必要がある
会社員の年末調整に相当する手続きは、フリーランスの場合には確定申告です。会社員のように会社がまとめて行うことはないため、フリーランスは、各自で税金の計算と申告を行わなければなりません。
フリーランスが従業員を雇っている場合は年末調整が必要
フリーランスは基本的に年末調整を行う必要はありませんが、従業員を雇っている場合は従業員に対して年末調整を実施する義務があります。アルバイト・パート・正社員などの従業員に対して年末調整を行わなければならず、そのために年末調整に必要な書類を配布したり所得税の正確な計算を行うことが求められます。
フリーランスの場合には自身の年末調整を行う必要はありませんが、従業員に対する年末調整を忘れずに行うよう十分に注意しましょう。
4.青色事業専従者の年末調整は必要？
フリーランスの場合には基本的に自分自身や家族に支払った給与は通常経費として認められませんが、青色申告を行っている納税者の場合は特別に配偶者や親族に支払った給与を経費として計上することができます。
これらの配偶者や親族は「青色事業専従者」と呼ばれ、会社員やアルバイトと同様に年末調整を実施する必要があります。なぜなら、青色事業専従者も給与所得者として扱われるからです。
青色事業専従者制度は非常に有効な節税対策となりますので、まだ利用していない方は積極的に活用することをおすすめします。青色事業専従者給与として認められるための要件は以下の通りです。
青色申告をしている納税者であること
支払った給与が青色事業専従者への給与であること
専従者が確定申告を行う年度の12月31日現在、15歳以上であること
「青色事業専従者給与に関する届出書」を納税地の税務署に提出していること
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5.フリーランスが自身の年末調整が必要となる場合
年末調整は基本的に給与所得者のための税額計算および納税手続きですが、例外的にフリーランスが自分自身の年末調整を行う場合もあります。その場合事業所得に関しては確定申告も必要となるため、年末調整と確定申告の2つの手続きを行うことになります。
以下の基準を参考に、自分が年末調整を行うべきかを確認しましょう。
源泉徴収があるアルバイトをした場合
フリーランスがアルバイト収入を得た場合、年末調整を受ける必要になることがあります。これは、月額8万8,000円以上の給与収入を得ている場合です。
月額8万8,000円以上のアルバイト収入があると、毎月の給与から源泉徴収が行われます。そのため年末調整の対象となり、勤務先から配布される書類に記入・提出し控除を受けることで税金の還付を受けることができます。
年末調整と確定申告の両方を行う場合、確定申告時に源泉徴収票が必要となります。源泉徴収票に記載された情報を申告書に転記するため、年末調整が終わった後に確定申告を行うことになります。
もしアルバイト収入が月額8万8,000円未満であれば会社側は源泉徴収を行う必要がなく年末調整も行われない可能性が高いため、個人事業の確定申告だけを行うことになります。
年の途中で会社員に復職した場合
フリーランスとして働いた後、途中で会社員になった場合でも年末調整が必要となります。この場合フリーランスとして得た収入と、会社員として受け取った給与の両方が課税対象となり確定申告を行わなければなりません。
会社では雇用開始から年末までの期間について年末調整が行われ、フリーランス時代の収入については、会社の年末調整後に源泉徴収票を利用して確定申告を行うことになります。
6.フリーランスが従業員を雇用している場合の年末調整の進め方
フリーランスが従業員を雇用している場合、年末調整に加えて考慮すべき点がいくつか出てきます。
この章では、年末調整に焦点を当てて説明します。年末調整の流れは以下のステップで進行します。
給与支払事務所等の開設届出書を提出する
源泉所得税の納期の特例に関する申請書を提出する
毎月給与から源泉徴収を行う
年末調整の準備をする
年末調整を実施する
源泉所得税を納付する
源泉徴収票を作成・発行する
それぞれのステップについて順を追って説明します。
給与支払事務所等開設届出書を税務署に提出する
フリーランスが従業員を雇う場合、最初に「給与支払事務所等の開設届出書」を税務署に提出する必要があります。この手続きは事業を始めたときや、事業が拡大して新たに従業員を雇う場合にも行うことができます。
届出書を提出すると税務署から源泉徴収に必要な書類や情報が送られてきますので、それらを確認した上で納税手続きを行います。
国税庁の規定によれば事業開始時に「個人事業の開業・廃業等届出書」を提出した事業者は、別途「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出する必要はありません。開業届の際に「給与等の支払の状況」を記入すれば、給与支払事務所等の開設届出書の提出は不要です。
一方事業拡大に伴って事業所を新設または移転する場合、開業届に記載されている内容が変更されるため再度届出を行い、情報を修正する必要があります。この場合再提出によって事業所等の変更内容を届け出ることができれば、給与支払事務所等の開設届出書の提出は免除されます。
なお給与支払事務所等の開設届出書の提出期限は、事業所を開設した日から1ヶ月以内です。提出方法は、直接税務署に持参するか、郵送で行うことができます。
源泉所得税の納期特例承認申請書を事前に申請する
開業届や給与支払事務所等の開設届出書を提出する際に、「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」を併せて提出することをおすすめします。この申請書は提出が任意ですが、小規模な事業を営んでいるフリーランスにとっては非常に有益なものです。
通常事業者は従業員から源泉徴収した所得税を毎月納付する必要がありますが、この特例を利用すると常時雇用する従業員が10人未満の場合、所得税の納付を年に2回にまとめることができます。作業の効率化や負担軽減を考えると、要件を満たしていれば積極的に活用すべきです。
「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」の提出期限は特に決まっていません。提出後、翌月からこの特例が適用されます。開業届や給与支払事務所等の開設届出書と同時に税務署に提出することができるので、まとめて提出を行うと効率的です。
なお従業員を雇用する際には、その他にも提出すべき書類があります。以下はそのうちの主なものです。
毎月の給与から源泉所得税を差し引く
必要な書類を税務署に提出した後は、毎月の給与から源泉徴収を行うことになります。源泉徴収すべき金額は「給与所得の源泉徴収税額表」を参照することで確認できますので、最新の年度のものを使用するようにしましょう。この税額表には月額および日額が記載されています。
なお令和19年12月31日までは、源泉徴収する所得税額に2.1％を加算して徴収し納付することが求められています。復興特別所得税もこの税額表に反映されているので、安心して参照できます。
源泉徴収した税額は、給与を支払った翌月の10日までに納付書とともに税務署に納付する必要があります。この際、税務署から通知された整理番号を含む情報に誤りがないかを確認することが重要です。また源泉所得税の納期の特例が適用されているフリーランスの場合は、7月と翌年1月の年2回にまとめて納付することができます。
年末調整に向けた準備を進める
毎月の源泉徴収と納付（または年2回の納付）を行いながら、適切なタイミングで年末調整の準備を進めていく必要があります。年末調整に関連するスケジュールは大体以下のようになります。
11月初旬 → 従業員に証明書類の準備を依頼
11月中 → 従業員に申請書類を記入してもらう
12月中 → 証明書類と申請書を回収し、所得税額を算出
翌年1月10日（納期特例の場合は1月20日）まで → 税務署に所得税を納付
翌年1月中 → 従業員に源泉徴収票を交付
できることは早めに進めておくと時間的な余裕が生まれ、従業員にも助かります。年末調整を実施する際に必要となる主な証明書類と申請書は以下の通りです。
生命保険料控除証明書
社会保険料（国民年金保険料）控除証明書
国民健康保険料の支払い金額がわかる書類
小規模企業共済掛金控除証明書
中途採用者の前職の源泉徴収票
年末調整に必要な申請書
給与所得者の扶養控除等申告書
給与所得者の保険料控除申告書
給与所得者の配偶者控除等申告書
従業員の年末調整を実施する
年末調整の準備が整ったら、いよいよ実施に移ります。年末調整は紙ベースか電子申請のいずれかで行いますが、国税庁は電子申請を推奨しています。2021年以降、電子申請を行うための事前登録は不要となりました。もし紙ベースで進める場合、次の手順が必要です。
従業員が保険会社や金融機関、税務署から控除証明書を受け取る
従業員が控除申告書に証明書に記載された情報を転記して控除額を計算
従業員が作成した年末調整申告書と控除証明書を勤務先に提出
勤務先が提出された申告書と控除証明書を確認し、税額を計算
これを電子申請に切り替えると、次のような流れになります。
従業員が保険会社や金融機関、税務署から電子データで控除証明書を受け取る
従業員が国税庁のサイトからダウンロードした申告書作成ソフトに基礎情報を入力し、受け取ったデータをインポート
従業員が年末調整申告書の電子データを作成
従業員が作成した電子データと控除証明書のデータを勤務先に送信
勤務先が提供されたデータを給与システムにインポートし、税額を計算
電子申請を導入することで、雇い主と従業員双方に多くの利点があります。
電子申請のメリット
手書きの手続きが不要になる
年末調整申告書の作成が簡単になる
紙の書類を受け取ることなく、紛失リスクがなくなる
雇い主に与える良い影響
申告書データがあれば控除額の確認作業が不要
書類添付の手間が省ける
記載ミスの確認回数が減少
書類の保管コストやスペースの削減ができる
年末調整を始めるフリーランスの方には、電子申請をおすすめします。
源泉徴収した税金を納付する
源泉所得税は、必ず納付しなければなりません。納付期限は以下のいずれかです。
給与などを支払った月の翌月10日まで
7月10日および翌年1月20日の年2回
納付先は、給与を支払う事務所の所在地を管轄する税務署です。源泉徴収税の納付方法には現金納付・クレジットカード納付・インターネットバンキングなどによる納付のいずれかが選べます。
源泉徴収票を作成し従業員に発行する
源泉徴収票は、国税庁が定めた書式に従って作成します。記載すべき主な項目は以下の通りです。
支払金額
給与所得控除後の金額
所得控除の合計額
源泉徴収税額
配偶者（特別）控除の額、および控除対象配偶者の有無
社会保険料などの金額
生命保険料控除額
またe-Taxを利用すれば、調書と合計表を作成して提出することも可能です。
7.従業員の年末調整を怠るリスクとその影響
フリーランスであっても、従業員を雇っている場合は年末調整を実施する義務があります。この手続きを怠った場合、どのようなリスクが生じるのでしょうか。
法的罰則やペナルティの可能性
年末調整は法律で定められた雇用主の義務であり、正当な理由なしにこれを拒否すると罰則が課せられることがあります。最悪の場合には最大10年の懲役刑または200万円以下の罰金が科されることがあり、両方の刑罰が併科されることもあります。
フリーランスが従業員を雇う場合は、年末調整の義務を正しく理解し、その重要性を十分に認識しておくことが大切です。
従業員との信頼関係への影響
年末調整を怠ったり拒否したりすると、従業員から義務を果たさない事業主としてみなされ信頼関係の悪化や従業員の離職につながる可能性があります。
フリーランスは少人数で運営していることが多いため、従業員との信頼関係が事業の成長に直結します。もしその信頼を失うようなことがあれば、事業の発展にとって深刻な影響を与えることになります。
事業の成長を守るためにも、従業員の年末調整は確実に行うことが重要です。
8.フリーランスが知るべき、年末調整と確定申告の相違点
フリーランスは基本的に年末調整を行う必要はなく、代わりに確定申告を行うことが求められます。しかし年末調整と確定申告を混同することがよくありますので、その違いをはっきりと理解しておくことが大切です。
担当者の違い
年末調整と確定申告は、実施するべき人物が異なります。年末調整は従業員を雇っている企業や事業主が行い、確定申告は所得がある個人が行うものです。
フリーランスの方がどちらを行うべきか迷った場合は、誰が対象となるかを基に判断すれば簡単に区別できます。もし従業員がいれば年末調整が必要ですが、従業員がいない場合は確定申告だけで問題ありません。
適用される控除項目の違い
年末調整と確定申告では適用できる所得控除が異なる場合があります。年末調整では適用されない控除については、個別に確定申告を行う必要があります。
年末調整では適用できず、確定申告でのみ利用可能な控除には例えば以下のものがあります。
医療費控除：自己負担した年間医療費の一部（最大200万円）が控除される
寄附金控除：ふるさと納税を含む寄付金の一部が控除される（ふるさと納税の場合、ワンストップ特例を適用していると年末調整で控除可能）
なおふるさと納税に関しては、ワンストップ特例制度を申請すれば年末調整で控除を受けることが可能です。
年末調整では処理できない控除については確定申告を行うことが必要です。フリーランスが従業員を雇用している場合、従業員への説明をしっかりと行いましょう。
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9.フリーランスが注意すべきポイント
フリーランスが年末調整を受けるにあたって、いくつかの重要な注意点があります。年末調整を実施する機会は少ないかもしれませんが、万が一の際に備えて注意すべき点を理解しておくことは非常に大切です。以下では、フリーランスが年末調整を行う際の注意すべき事項について詳しく説明します。
確定申告の内容を事前に把握しておく
確定申告については早めに調べておき、余裕を持って準備を進めることが重要です。確定申告は年末調整後に行う手続きでありその期間は1ヶ月と短いため、期限ギリギリに対応を始めると方法が分からず時間がかかることや、ミスが発生することがあります。
正確に確定申告を終わらせるためには、年末調整が始まる前に確定申告の方法を確認しておくと良いでしょう。
日々の経費や収入を記録し管理する
年末調整後の確定申告では、フリーランスとして得た収入や経費などを記載する必要があります。日頃から収支の管理をきちんと行っておくことで、確定申告時の手続きがスムーズに進むようになります。
給与所得とのバランスを意識する
フリーランスが給与所得の仕事に多くの時間を割くと、個人事業の業務に集中できなくなることがあります。その結果個人事業主として活動する時間が減り、独立して事業を行うのが難しくなります。
給与所得を得ている場合は給与所得の仕事に時間を使いすぎるのではなく、個人事業の収入を増やすことに力を入れ、独立に向けた準備を進めましょう。
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10.まとめ
年末調整は給与所得者にとって非常に重要な納税手続きであり、所得税の確定申告における一環として捉えることができます。年末調整は給与所得者のほとんどが毎年受ける手続きであり、給与に対して支払った税金を調整し、過剰に支払った税金が還付される場合もあります。この手続きは税額が正確に計算されるようにするため、非常に重要です。
とはいえ実際には年末調整の手続きを多くの企業が代行しているため、給与所得者自身が税金に関する知識を得る機会は少ないまま何年も働き続けることが一般的です。会社が自動的に手続きを行うため従業員はその詳細について理解することなく、毎年書類を提出しているだけというケースが多いです。
自分の収入がどのように使われるのかを知り税金の仕組みに興味を持って考えることは、納税意識を高めるうえで非常に大切です。年末調整や確定申告は単なる手続きではなく、自分の働き方や生活を見直す良い機会となります。
もし現在会社員やパートとして働いている方が将来的にフリーランスとして独立を考えているのであれば、まずは年末調整をしっかり理解し、その仕組みや税金についての基本的な知識を深めることから始めると良いでしょう。
フリーランスとして活動する場合には年末調整のような手続きは自分で行うことになり、確定申告を通じて税金を納める必要があります。早い段階から税金に関する基本的な知識を得てどのように納税が行われるのかを理解しておくことが、将来の税務対応に役立ちます。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
