就職・転職活動において面接に進んだものの、他社から内定を得たり、選考過程で企業とのミスマッチを感じたりして、面接を辞退する場合があります。面接辞退の連絡は必須であるものの、面接の断りを入れるのは勇気がいるものです。また、面接を辞退する旨をどのように伝えるべきか悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
本記事では、メールで面接を辞退する際のマナー、面接をメールで辞退する際のメール作成ポイント、辞退メールの例文などを確認していきましょう。
目次
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1.面接はメールで辞退してもいい？
結論を先に述べると、面接はメールで辞退しても構いません。メールで辞退の意思を伝える際は辞退理由を簡潔に伝えた上で、面接の時間をもらったことへの感謝や辞退に対する謝罪を記載してください。
ただし、前日、もしくは当日に面接辞退を伝える場合は電話で連絡を入れるようにしましょう。担当者が面接時間までにメールを確認できず、応募者が面接に来ると想定して準備を進めてしまう場合があります。
2.面接を辞退する際のマナー
面接を辞退するときは相手の立場になって行動することが大切です。面接の機会をもらったことに感謝し、マナーを守って辞退の連絡を入れてください。
面接を辞退する際のマナーとして以下の2つが挙げられます。
可能な限り早く連絡する
無断キャンセルはしない
それぞれ確認していきましょう。
可能な限り早く連絡する
面接を辞退するかどうか迷うこともあります。自分の人生を左右する重要な問題であるため迷うのは仕方がありません。とはいえ、会社側にも都合があるため、辞退の連絡は可能な限り早く連絡するようにしてください。
面接辞退は連絡が遅れるほど印象が悪くなったり、会社に多くの迷惑がかかったりします。
無断キャンセルはしない
面接を予定していた企業に入社の必要がなくなったからといって、面接を無断でキャンセルするのは避けましょう。
なお、面接を断る（面接辞退）とは今後すべての選考を放棄することを意味します。体調不良や家庭の事情などで面接に行けなくなった場合は、面接日程の変更を申し出るようにしてください。
3.面接をメールで辞退する際のメール作成ポイント
面接をメールで辞退する際はポイントを押さえてメールを作成することで、好印象を維持できます。
面接をメールで断る際のメール作成ポイントとして、以下の4つが挙げられます。
件名で面接辞退のメールだと分かるようにする
本文は簡潔にする
謝罪の言葉を入れる
メール本文の末尾に署名をつける
それぞれ確認していきましょう。
件名で面接辞退のメールだと分かるようにする
面接辞退メールを送る際は、受け取り手が辞退のメールであることが分かるように、件名にその旨を簡潔に記載します。例えば、「面接ご辞退につきまして（氏名）」と件名に入力します。
企業は日々の業務で膨大な量のメールを処理しているため、件名を見て対応の優先順位を決めています。辞退のメールであることが分かれば、すぐに確認してもらえるはずです。
本文は簡潔にする
メールの本文には辞退する旨だけではなく、その理由についても簡潔に記してください。
面接を辞退する人の中には相手への申し訳なさから辞退の理由や謝罪の気持ちを長々と書く人もいます。しかし、自分の気持ちを盛り込みすぎるのは逆効果です。担当者は多くの業務や膨大な量のメール対応を抱えているため、短時間で読み終えられる内容にとどめておきましょう。相手の負担を軽減させるのも気遣いです。
謝罪の言葉を入れる
面接辞退のメールには辞退することへの謝罪を必ず入れてください。加えて、面接の機会をいただいたことへの感謝も添えるとよいです。
企業が面接の準備をしてくれていることを念頭に置きながら、メールを書いてみてください。
メール本文の末尾に署名をつける
ビジネスメールでは本文末に署名するのが基本的なマナーです。
差出人がすぐに分かるようにフルネームを文末に記載し、電話番号も併記しておきましょう。企業から詳細の確認など連絡が入ることもあります。
4.面接の辞退理由は何と伝えればいい？
面接辞退は連絡方法に関係なく、辞退の理由は一般的に詳しく伝える必要はありません。「諸般の事情により、選考は辞退させていただきます」「一身上の都合により、面接を辞退させていただきます」といった表現で問題ないことがほとんどです。企業側も面接の辞退者が出ることは想定しており、対応にも慣れています。
とはいえ、企業の中には面接辞退の理由を確認する企業もあります。特に、アットホームな企業や応募者が少ない企業の場合は、面接辞退の理由を細かく聞かれやすい傾向にあります。
面接辞退の理由について聞かれた場合、以下の理由を答えるのが一般的です。
転職活動を辞めて、現職を継続することになった
他社から内定をもらった
面接で企業について説明してもらい、自分と企業との間にミスマッチを感じた
家庭の事情により、働き方を再検討しなければならなくなった
体調不良を理由にしばらく休職する
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5.面接辞退メールの例文
面接辞退を検討している人の中には、面接辞退のメールの書き方が分からない人もいるはずです。ここでは、面接辞退メールの例文をパターン別に紹介します。
他社から内定をもらった場合
件名：面接辞退のご連絡（氏名）
署名 電話番号、メールアドレス —----------------------------------------------------- |
一身上の都合の場合
件名：面接辞退のご連絡（氏名）
この度は、〇〇職の面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 しかしながら、一身上の都合により、大変恐縮ですが面接を辞退させていただきたく存じます。
署名 電話番号、メールアドレス —----------------------------------------------------- |
体調不良の場合
件名：面接辞退のご連絡（氏名）
つきましては、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
署名 電話番号、メールアドレス —----------------------------------------------------- |
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6.面接を断るときに注意すべきポイント
面接を辞退する際はただ理由を端的に述べるのではなく、企業側の立場や気持ちを考慮し、いくつか注意すべきことがあります。
面接を断るときに注意すべきポイントとして、以下の4つが挙げられます。
送信記録を残しておく
社会人としての礼儀・マナーを心掛ける
面接辞退を伝えるタイミングにより電話とメールを使い分ける
営業時間内にメールをする
それぞれ確認していきましょう。
送信記録を残しておく
メールの場合、相手がメールを必ず確認するとは限らないので注意が必要です。メールは見落とされることもあります。
後々、「言った」「聞いていない」とならないようにするためにも、メールの送信履歴は削除しないようにしてください。
また、返信が面接2日前になってもなければ、メールや電話などで確認してみてください。
社会人としての礼儀・マナーを心掛ける
面接辞退をする人の中には、その企業と今後関わることがないだろうと乱雑な対応をする人もいます。しかし、面接に呼んでくれた企業に感謝の気持ちをもつと同時に、社会人としてきちんとした対応を心掛ける必要があります。
面接を辞退する際はその旨を伝えるだけでなく、理由や謝罪もきちんと述べるようにしましょう。
面接辞退を伝えるタイミングにより電話とメールを使い分ける
面接をメールで辞退しても問題ありません。しかし、面接直前に面接断りの連絡をする場合は電話の方が好ましいとされています。
メールは相手が確認するまでに時間を要することもあるため、面接時間までに連絡が伝わらないこともあります。
営業時間内にメールをする
面接辞退の旨をメールで伝える際、メールを送る時間は明確に決まっているわけではありません。
しかし、面接辞退のメールは重要なものであることからも、企業の営業時間内に送るのが好ましいです。採用担当者が勤務しており、すぐに対応できる時間帯が望ましいと一般的にいわれています。
ただし、仕事などの都合で夜遅い時間帯や早朝にしか送れない場合は、自分の都合に合わせて送っても構いません。この場合、「夜分遅くに失礼いたします」「早朝に失礼いたします」と一言あるとよいです。
また、メールには送信予約機能があります。こうした機能を活用することで、自身の生活スタイルに関係なく、企業の営業時間に送れます。
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7.面接をバックレたらどうなるの？
面接辞退の連絡を入れることに負担を感じる人もいるでしょう。あるいは、自分はすでに内定があるから、選考中の企業にどう思われようと関係ないと思う人もいるかもしれません。
しかし、面接を無断で辞退すると、相手企業に大きな迷惑がかかるだけでなく、今後の自分のキャリアに影響することもあります。
企業は応募者の面接に向けてさまざまな準備をしています。面接前に特に連絡がなければ、応募者は面接に来ると考えるのが普通であり、面接担当者は会場で待っています。応募者が連絡なく来なければさまざまな憶測をし、対応に困るでしょう。
また、応募者側にも今後のキャリアに不利になることがあります。面接を無断で辞退したことは記録されるため、応募をしても次のステップに進むことはほぼできないでしょう。また、関連会社や子会社がある企業の場合、応募者の情報を共有することもあります。企業内のグループ全体で情報が共有されれば、応募できる企業が大幅に減少します。
8.まとめ
就職・転職活動において面接を断らなければならないこともあります。面接辞退の連絡は行いにくいものではあるものの、企業のためにも将来の自分のためにも必ず行うようにしてください。
面接を断る際は2日以上前であればメールで行っても構いません。ビジネスパーソンとしての自覚を持ち、丁寧な文章の作成を心掛けてください。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
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