毎年、多くの個人事業主やフリーランスが直面する確定申告。領収書の整理や書類の準備に追われ、「確定申告の時期は本当に憂鬱…」と感じている方も少なくないのではないでしょうか。
そんな方々にぜひおすすめしたいのが「会計ソフト」の活用です。会計ソフトを導入すれば帳簿の作成や書類作成といった手間のかかる作業の多くを代行してくれるため、簿記の知識がなくてもスムーズに確定申告を進められます。
そこでこの記事では個人事業主やフリーランスに役立つ会計ソフトの便利な機能や、選び方のポイントについて詳しく解説します。
目次
1.会計ソフトとは？
会計ソフトは、企業や個人の財務情報を効率的に管理するためのツールです。
伝票入力・集計・財務管理・決算書の作成といった基本機能に加え、仕訳帳・現金出納帳・総勘定元帳などさまざまな帳簿の作成や出力が可能です。
導入することで業務の効率化が図れるだけでなく、会計担当者の負担軽減・人為的なミスの防止・人件費の削減といった効果も期待できます。さらにクラウド型の会計ソフトを利用すれば、税理士や社内の担当者などとデータを共有でき連携がスムーズに行えます。
2.個人事業主が会計処理や経理業務を行う必要性
事業が忙しいと、会計処理や経理業務が後回しになりがちです。しかし個人事業主であっても、これらの業務は欠かせません。その必要性について、主な理由を解説します。
事業の状況や資金繰りを把握するため
経理業務を通じてキャッシュフローを把握することで、現在の経営状況をすぐに確認することが可能です。
経営状況に課題がある場合は、適切な対策を講じたり方向性を修正したりすることができます。さらに借入状況を把握することで、資金計画や返済計画の見直しも定期的に行いやすくなります。
確定申告を適切に行うため
個人事業主は1月1日から12月31日までの1年間の収入と経費を整理し、確定申告を行う義務があります。確定申告の提出期間は毎年1カ月間設けられているため、その期間内に収入や経費を整理すれば良いと考える方もいるかもしれません。
しかし1年間分のデータを一度に整理するとなると、想像以上に時間がかかります。毎年の確定申告に伴う負担を軽減するためにも、日常的に会計処理や経理業務を行うことが必要です。また急いで作業をすると、計算ミスや経費の記録漏れなどが起こる可能性があります。
これらのリスクを避けるためにも、日常的に経理業務を進める習慣をつけることが重要です。
取引先との信頼関係を築くため
経理業務というと帳簿を付ける作業をイメージする方も多いかもしれませんが、それだけではありません。請求書・納品書の発行・入金確認・振込業務など、さまざまな業務が含まれます。
特に書類の発行や振込業務には取引先の締め日が関係しているため、その締め日に合わせて対応することが求められます。
取引先とのスムーズな取引を維持するためにも、会計処理や経理業務を適切に進めることが不可欠です。
3.個人事業主が取り組むべき会計処理・経理業務
個人事業主が行う会計処理や経理業務は開業時に必要なものから日々行うべき業務、月1回や年1回の頻度で実施するものに分類できます。次に、それぞれの業務内容について詳しく説明します。
開業時に必要な業務
まず、個人事業主を開業する際には必要な書類の作成と提出を行います。これには開業後1カ月以内に税務署に提出する「開業届」や、所轄の都道府県に事業開始を報告するための「事業開始等申告書」が含まれます。
なお開業届の提出は義務ではなく、提出しなくても罰則はありません。
日々または随時行うべき業務
日常的または必要に応じて行う経理業務には、現金の入出金管理・経費精算・書類の発行・確認・売掛金および買掛金の管理などが含まれます。
キャッシュフローを把握するために、現金出納管理・売掛金・買掛金の管理は非常に重要です。取引の入出金が発生した際には、適宜口座の記帳を行うようにしましょう。
経理業務の効率化を図りたい場合は、会計ソフトの使用を検討するのが効果的です。
月ごとに行う経理業務
毎月行うべき経理業務には、取引先への請求書発行・外注先への支払い・貸借対照表および損益計算書の作成・給与計算・予算と実績の管理・税金の納付などがあります。
貸借対照表は資産（現金や売掛金など）と負債（買掛金や借入金など）などを示す書類です。損益計算書は収益（売上など）と費用（仕入れなど）を基に、純利益もしくは純損失を計算します。
これらの書類を毎月作成しておくことで月ごとに経営の状態がどう変動しているかを把握しやすくなり、経営判断にも役立ちます。さらに個人事業主が従業員を雇用している場合、給与計算も必要となります。
年ごとに行う経理業務
毎年行うべき業務には決算業務と確定申告が含まれます。また従業員を雇っている場合、年末調整も必須の業務です。決算業務では月次で作成している貸借対照表と損益計算書をもとに、1年間の収益や損失を算出します。月々にこれらの書類を作成していれば、年末の集計作業が簡単になります。
決算業務で出した数字を基に所得税の計算ができるため、確定申告の前に決算作業を終わらせておくことが推奨されます。その後、確定申告書を作成して税務署に提出します。
年末調整に関する手続きは従業員に必要書類や証明書類を準備させて、提出を促します。個人事業主としては各種申告書を準備し源泉所得税を納付後、従業員に源泉徴収票を交付することが求められます。
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4.個人事業主が会計ソフトを活用するメリット
個人事業主が会計ソフトを使用する利点は、以下の通りです。
業務効率が向上する
簿記の知識がなくても簡単に利用できる
法改正に柔軟に対応できる
計算ミスや数字の誤りを減らせる
会計ソフトは、個人事業主が青色申告を行う際には欠かせないツールです。これらのメリットを理解すれば、会計ソフトを使う重要性が実感できるでしょう。
作業効率の向上が期待できる
個人事業主が会計ソフトを使う利点の1つ目は「業務効率の向上」です。個人事業主は本業に加えて税務処理やその他の雑務もこなさなければなりません。
特に税務処理は帳簿作成に多くの時間を必要とし、相当な手間がかかります。会計ソフトを導入しないと本業に費やす時間が減り、思うように稼げなくなる可能性があります。
簿記の専門知識がなくても扱える
個人事業主が会計ソフトを使う2つ目のメリットは「簿記の知識がなくても利用できること」です。
確定申告に必要な帳簿は国が定めた規則に従って作成する必要がありますが、その記入方法が複雑であり簿記の知識がないとミスが発生しやすいです。しかし会計ソフトを利用すると、売上や支出を入力するだけで自動的に規定に従った帳簿が作成されます。
簿記の知識がなくても確定申告を行うことに繋がります。
法改正への迅速な対応が可能
個人事業主が会計ソフトを使う3つ目のメリットは「法改正にも柔軟に対応できること」です。
税法は定期的に変更されることがあり、それに応じて帳簿の記録方法なども改める必要が生じることがあります。特にクラウド型会計ソフトを使うと最新の法改正に基づいたアップデートがなされ帳簿の作成や計算が自動的に行われるため、法改正があっても問題なく確定申告を進めることができるのです。
計算ミスや記録漏れのリスクを軽減できる
個人事業主が会計ソフトを使う4つ目のメリットは「数字や計算ミスを減らせること」です。
もし個人で複式簿記を行う場合、チェック担当者がいないため記入ミスが生じるリスクがあります。しかし会計ソフトを利用することで、金額計算などを自動化し数値入力や計算ミスを大幅に減らすことができます。
さらにクレジットカードや銀行口座を会計ソフトに連携させると確定申告作業がさらに楽になりますので、非常に便利です。
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5.個人事業主が会計ソフトを利用する際の注意点
個人事業主が会計ソフトを利用する際の注意点は以下の通りです。
初期費用や月額料金などのランニングコストがかかる
仕訳や勘定科目など、初期設定に手間がかかる
インターネット環境が必須
複数の会計ソフトを比較する時間が必要
会計ソフトは導入時にコストがかかるほかインターネット接続が求められたり、選択肢を比較するために時間を費やすことがあります。この章ではこれらのデメリットについて説明しています。
初期投資や月額費用などのコストが発生する
個人事業主が会計ソフトを使用するデメリットの1つ目は、「初期費用や月額料金といったランニングコストが発生すること」です。
料金は通常年に1回請求されます。個人事業主は収入が不安定になりやすいため、少額の支出でも資金繰りなどに影響を与えることがあります。
仕訳や勘定科目の設定作業が必要
個人事業主が会計ソフトを利用する際のデメリットの2つ目は、「仕訳や勘定科目の設定が必要なこと」です。
仕訳とは、事業で行った取引を帳簿に記録する作業です。勘定科目とは、その取引の内容に応じて分類された名称です。
会計ソフトを使用する際には最初にこれらの仕訳や勘定科目を設定する必要があり、導入時に時間がかかることがあります。設定を手間なく行いたい場合は勘定科目があらかじめ自動で設定される、または設定のサポートがある会計ソフトを選ぶと便利です。
インターネット接続環境が求められる
個人事業主が会計ソフトを利用する際のデメリット3つ目は、「インターネット環境が必須であること」です。
クラウド型の会計ソフトを使用する場合、インターネット接続がないと利用できません。もしネット環境に依存せずに記帳などを行いたい場合は、オフラインでも操作できスマートフォンで記帳ができるタイプの会計ソフトを選ぶことをおすすめします。
適したソフトを選定するのに時間がかかる
個人事業主が会計ソフトを利用する際のデメリット4つ目は、「会計ソフトを比較するのに時間がかかること」です。会計ソフトにはさまざまな種類があり、それぞれのプランや機能をすべて比較するにはかなりの手間がかかります。
6.おすすめの会計ソフト3選
この章ではおすすめの会計ソフトを3つ厳選して紹介します。
マネーフォワード クラウド確定申告−必要書類を自動で簡単作成
マネーフォワード クラウド確定申告は、白色申告と青色申告の両方に対応した会計ソフトです。スマートフォンアプリを活用することで確定申告書の作成が簡単になるだけでなく、税務署に足を運ぶことなく提出できる点が大きな魅力です。
銀行・クレジットカード・電子マネーなどの金融機関やサービスを登録すると、取引明細を自動で取得可能です。さらにAIの機械学習機能により仕訳内容を記憶し、勘定科目を自動提案してくれるため日々の伝票入力を効率的に行えます。
またマネーフォワードの他のサービス（経費・請求書・給与など）と連携ができるため、業務全体の効率化を実現します。
やよいの青色申告オンライン−1年間利用無料
やよいの青色申告オンラインは、個人事業主向けのクラウド会計ソフトです。青色申告を行うための便利なツールとして、多くの方に支持されています。
シンプルで使いやすい操作性が特長で、日付や金額を入力するだけで青色申告に必要な複式簿記の帳簿を簡単に作成できます。
クレジットカードの取引データ・レシート・領収書をスキャンしたデータを自動で仕訳し、確定申告に必要な書類の作成から提出までを一つのシステムで完結可能です。
freee会計−レシート撮影で仕訳作業を自動化
freee会計はさまざまなツールとの連携機能が充実しており、業務の効率化をサポートします。
初心者でも簡単に操作できる設計で自動入力機能を備えているため、経理や簿記の知識がなくても決算書をスムーズに作成可能です。また通帳データを自動で取り込むため、転記作業が不要となりミスを防止することができます。
さらに無料トライアル期間が設けられており、実際に試してから導入を検討できるのも大きな魅力です。
7.会計ソフトの経費計上時の勘定科目
個人事業主が会計ソフトを購入した場合、その購入費用は経費として計上することができます。
ただし会計ソフトが「クラウド型」か「インストール型」かによって、使用する勘定科目は異なります。一度設定した勘定科目は基本的に変更できないため、会計ソフトを導入する際に適切な勘定科目を決めておくことが重要です。
クラウド型ソフトの場合
クラウド型の場合、物理的な購入ではなくインターネット上のサービスを利用するために月額料金を支払う形になります。そのため、勘定科目としては「通信費」を選ぶのが良いでしょう。
インストール型ソフトの場合
インストール型の場合ソフトウェアのパッケージを購入する形になるため、勘定科目は「消耗品費」として仕訳するのが適切です。
ただし購入金額が10万円以上のソフトウェアの場合には、基本的には無形固定資産として計上し減価償却を行う必要があります。
8.会計ソフトを選ぶ際のポイント10選
個人事業主が会計ソフトを選ぶ際に確認しておくべき重要なポイントをお伝えします。
有料版か無料版かを選べるか
会計ソフトを選ぶ際には、まず料金を確認することが重要です。料金体系は主に次の3種類に分類されます。
無料の会計ソフト
月額制または年額制の会計ソフト
パッケージ型（買い切り）の会計ソフト
個人事業主向けと法人向けで価格は異なります。月額制の場合には年間分をまとめて支払うことで、年払いの方が割安になることもあります。パッケージ型の会計ソフトは、幅広い価格帯がありそれぞれ提供される機能が異なります。
無料版の場合、トライアルを利用し、ソフトウェアの操作性や使い勝手を確認することをおすすめします。
事業の規模や予算に応じて、最適なソフトを選ぶようにしましょう。
金融機関との連携機能が備わっているか
一部の会計ソフトには、銀行やクレジットカードなどの金融機関と連携できる機能があります。この機能を活用することで、次のような利点があります。
入出金明細や利用履歴を自動で取得でき、手動で帳簿を付ける手間が省ける
取得した取引データをAIが自動的に仕訳し、帳簿に反映させてくれる
自分が利用している金融機関が、会計ソフトとの連携に対応しているかを事前に確認しておくことが大切です。
クラウド型とインストール型の比較
会計ソフトにはクラウド型とインストール型の2種類があります。クラウド型はインターネットを通じて利用するもので、データは専用のサーバーに保存されます。そのためインターネットに接続することで、どのデバイスからでもアクセスして利用できます。
クラウド型の利点はデータのバックアップやセキュリティが提供元によって管理され、外部のスタッフと共同で作業がしやすい点です。しかしネットワーク環境が不安定だと利用に支障が出ることや、定期的な利用料金がかかる点がデメリットとして挙げられます。
一方インストール型は、PCにソフトをダウンロードしてインストールしそのまま利用するタイプです。インターネット環境に左右されず購入後は追加費用が発生しないという利点がありますが、バックアップやセキュリティ対策は利用者自身で管理する必要があります。
なお、パソコン・スマートフォン・タブレットなど利用可能なデバイスやOSも合わせて確認しましょう。
初心者にも使いやすい操作性
会計ソフトを選ぶ際は、使いやすさを重視しましょう。特に経理が初心者の場合、会計用語や処理の流れに不安があることが考えられます。そういった場合、直感的で簡単に操作できるソフトが重要です。
操作性が高いソフトはわかりやすいインターフェースやシンプルなメニュー構成が特徴で、データ入力や帳簿作成などの基本作業がスムーズに行えます。特に「帳簿を簡単に作成できるか」など、日々使う項目を中心に事前に確認しておきましょう。
ソフトを選ぶ際には業務の必要性・予算・セキュリティ面を考慮し、自社に最適なソフトを選ぶことが大切です。
他システムとの連携可能性
会計ソフトが他のシステムと連携できる機能は、非常に重要です。たとえば給与計算システム・POSシステム・在庫管理システムとのスムーズな連携が実現すれば、データの重複入力や不整合を防ぐことができます。
また売上や仕入れのデータを自動で取り込むことで、作業の効率化が進みより正確な経理処理が可能になります。システム間で連携されたデータは会計ソフトに集約され、その後の経営分析や予算管理などにも役立てることができます。
求める機能が搭載されているか
会計ソフトを選ぶ際には、必要な機能が備わっているかをチェックすることが重要です。特に「自動仕訳機能」「明細自動取り込み機能」「請求書作成機能」などは、会計業務の効率化に大いに役立ちます。以下に、この3つの機能について詳しく説明します。
自動仕訳機能の有無
会計ソフトの自動仕訳機能は取引情報を自動で入力し、仕訳を行う機能です。データがシステムに自動的に取り込まれ、取引内容に基づいて適切な勘定科目に自動で仕訳されます。これにより手動での入力ミスや手間が減り、作業がスムーズに進みます。
さらにAI技術の活用により、自動仕訳の精度が向上し学習を通じて処理精度が進化します。
明細の自動取り込みが可能か
会計ソフトの明細自動取り込み機能は、領収書・銀行明細・クレジットカードの取引データを自動的に取り込む機能です。スキャナーやスマートフォンアプリで領収書を読み取ると日付や金額がデータ化され、そのまま会計ソフトに取り込まれます。
さらに銀行やクレジットカード会社との連携を活用すれば、取引履歴が自動的に反映されデータがシステムに取り込まれます。自動で取り込まれたデータは仕訳され対応する勘定科目に自動的に振り分けられるため、手動入力の手間を省くことができます。
請求書や書類作成機能の搭載
会計ソフトの書類作成機能はビジネスに必要な書類を迅速かつ簡単に作成できる機能で、請求書・見積書・納品書などを作成することができます。ユーザーは提供されているテンプレートを選び、必要事項を入力するだけで自動的に書類が作成されます。
さらに請求書の金額や支払期日などが自動で計算されるため、ヒューマンエラーを防ぎ正確性が保たれます。これにより、業務の効率化や生産性向上が実現できます。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応状況
電子帳簿保存法は、会計帳簿や請求書などを電子的に保存することを義務付ける法律です。一方インボイス制度は、正確な税率や消費税額を記載した請求書の交付と保存を義務付ける制度です。
これら二つの制度に対応する会計ソフトを導入することで、電子帳簿の適切な保存やインボイスの発行・管理が簡単になります。これにより税務関連のトラブルを防ぎ、正確な帳簿管理や請求書作成が可能になります。
さらに効率的なデータ管理により業務の流れがスムーズになり、取引先との信頼関係を強化することができます。両制度に対応した会計ソフトの導入は、税務規則の遵守と業務の効率化を実現するための重要なステップとなります。
申告方式や電子申告に対応しているか
会計ソフトが自社の申告方式に対応しているかを確認することで、適切なソフトを選択することができます。さらに電子申告は従来の紙による申告書を電子的に提出する方法で、税務署とのデータ連携が必要です。
ソフトが電子申告に対応していればデータの送受信が容易になり、確認や修正もスムーズに行うことができます。これにより申告期限を守りつつ、正確な情報を提出することが可能になります。
適切な申告方式や電子申告への対応は企業の税務コンプライアンスを維持し、税務上のトラブルを避けるために重要な要素となります。
顧問税理士とのデータ共有機能
顧問税理士とデータを共有することには、さまざまな利点があります。データ共有を行うことで税務申告や決算業務に必要な帳票や取引データをリアルタイムで提供でき、税理士は迅速かつ正確に業務を進めることができます。
顧問税理士は企業の財務状況を把握したうえで、最適な税務戦略や節税対策を提案できます。またデータを共有することによって、双方のコミュニケーションが円滑になり、より効果的な経営相談が実現します。
サポート体制とセキュリティの充実度
会計ソフトを選ぶ際には、サポート体制とセキュリティ対策が非常に重要です。特にクラウド型ソフトウェアを利用する場合データが外部サーバーに保存されるため、セキュリティリスクに対する配慮が欠かせません。
信頼性の高いセキュリティ対策を備えた会計ソフトを選択するとともに、問題発生時に適切なサポートが受けられるかも確認しましょう。サポート体制がしっかりしているソフトウェアベンダーは、トラブル発生時に迅速な対応が期待できます。
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9.まとめ
個人事業主が会計ソフトを導入する際は、記帳のしやすさや機能面を十分に確認することが大切です。
会計ソフトの導入や運用には一定のコストがかかりますが、これらの費用は事業に必要な経費として計上することが可能です。また青色申告を選択すれば、青色申告特別控除が適用されるため、節税効果も期待できます。
さらに会計ソフトには自動仕訳機能・金融機関とのデータ連携機能・決算資料の作成機能などが備わっているものも多く、これらを活用することで経理作業の負担を大幅に軽減できます。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。