電子帳簿保存法は国税関係帳簿および国税関係書類を電子データとして保存する際の要件を定めた法律です。この法律により、2024年1月から「電子取引データの保存」が完全義務化されました。対象となるのはほぼすべての法人や個人事業主、そして一定規模の副業を行う方々です。幅広い事業者に影響するため、しっかりと理解しておくことが重要です。
本記事では電子帳簿保存法の対象範囲や保存に関するルール、インボイス制度との関連性、さらに効率的な対応方法について詳しく解説します。
目次
1.電子帳簿保存法（電帳法）とは？
電子帳簿保存法とは、決算書類や各種帳簿などの税務関連書類を電子データで保存することを可能にした法律です。通常税務書類は紙での保存が原則とされていますが、この法律により電子データでの保存が特例として許可されました。
2022年1月の改正により、電子取引で発生したデータを紙に印刷して保存することが認められなくなりました。ただし電子保存の義務化については企業の準備期間として、2023年12月末までの2年間は猶予措置が設けられていました。
電子データでの帳簿保存
パソコンで作成したデータを保存することを、電磁的記録による保存といいます。保存方法にはDVDやハードディスクなどの記録媒体への保管だけでなく、クラウドサービスを活用してサーバー上にデータを保管する方法も含まれます。
電磁的記録による保存では、データ作成者がパソコンを用いて一貫して作業を行うことが求められます。またクラウドサービスを利用すればデータの保管だけでなく、関連部署間でのデータ共有がスムーズになり業務の効率化にも寄与するでしょう。
スキャナを活用した書類保存
取引に使用した紙の書類をスキャンやスマートフォンで撮影して電子データに変換し、そのデータを電子文書として保存する方法も許可されています。ただしこの方法では改ざん防止の観点から、システムの要件や保存期限が設けられています。
例えば「訂正や削除の履歴を残す機能を持つシステムに保存すること」や「保存するファイルにタイムスタンプを付けること」といった条件を満たさないと、証拠資料として認められない場合があります。
さらにデータを保存するまでの期間は、最長で約70日（2ヶ月と7営業日程度）以内とする必要がある点にも注意が必要です。
電子取引情報の保存
電子データで受領した書類や電子明細についてはデータ改ざんができないクラウドサービスを利用している場合、タイムスタンプの付与が不要で保存することが可能です。
また2023年10月1日から開始されるインボイス制度では、適格請求書を電子データとして保存することが認められています。このような電子データで保存された適格請求書は「電子インボイス」と呼ばれます。
電子インボイスは、電子帳簿保存法の規定に従って保存する必要があります。そのため電子インボイスの導入を検討している場合は、電子帳簿保存法の要件や具体的な保存方法を事前に確認しておくことが重要です。
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2.2024年改正で電子帳簿保存法はどう変わったのか
電子帳簿保存法はこれまでに数回改正されており、2024年1月1日からは次のような変更が施行されます。その中でも「電子取引データ」に関する変更が特に重要です。
電子取引データ：紙での保存要件が変更に
これまで電子取引データは紙に印刷して保存することが認められていましたが、2024年1月1日以降は取引情報を原則としてデータ形式で保存し電子帳簿保存法の要件を満たす形で保存することが求められます。
スキャナ保存：タイムスタンプや検索機能の要件が緩和
スキャナ保存の導入を希望する事業者にはタイムスタンプを付与する期限が最長で2ヶ月＋7営業日以内に設定され、さらに検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つに限定される形で緩和されました。
電子帳簿等保存：電子帳簿利用で紙帳簿の7年間保存が不要に
電子帳簿等保存の導入を希望する事業者に向けて国税関係帳簿書類について、クラウド会計ソフトを使用して一貫して作成する場合には紙の帳簿を保管する必要がなくなりました。
3.電子帳簿保存法で対象となる書類
電子帳簿保存法の対象書類は、「国税関係帳簿」「決算書類」「取引関連書類・電子取引書類」の3種類に分類できます。
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）（任意）：パソコンなどを使って最初から電子形式で作成した国税関連の帳簿や書類を、データのままで保存すること
スキャナ保存（任意）：紙で受け取った請求書や領収書などの取引関係書類をスキャナーで読み取り、データとして保存すること
電子取引のデータ保存（義務）：電子的にやり取りされた請求書や領収書などの取引関係書類を、データ形式で保存すること
国税関係帳簿
国税関係帳簿とは仕訳帳や総勘定元帳など、税金の計算に必要な基礎となる帳簿のことを指します。パソコンを使用して作成したこれらの帳簿は、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）に該当します。
決算関係書類
決算関係書類とは、決算処理に基づいて作成される貸借対照表や損益計算書などの書類を指します。これらの書類がパソコンなどで作成されている場合、それらは国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）の対象となります。
取引関係書類・電子取引書類
取引関係書類と電子取引書類は、取引を行う際にやり取りする請求書や見積書などの書類とその控えを指します。これらの書類の違いは取引が紙で行われたか、電子データで行われたかによるもので内容自体は変わりません。
紙でやり取りした取引関係書類に関して事業者がパソコンを用いて最初から記録を行い、一貫して作成した書類は国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）の対象となります。
また事業者が紙で作成した書類や取引先から紙で受け取った書類は、スキャンして保存すればスキャナ保存の対象です。さらにクラウドサービス・Webオーダー・メールなどを通じてやり取りされた電子取引書類は、すべて電子取引のデータ保存の対象となります。
なお2024年1月から完全に義務化されるのは電子取引のデータ保存のみで、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）やスキャナ保存に関しては2024年1月以降も任意で対応できます。
4.電子帳簿保存法で対象外となる帳簿・書類
電子帳簿保存法では電子データとして保存が認められているのは、あくまでコンピュータを使って一貫して作成された国税関係の帳簿や書類に限られています。そのため手書きで作成された帳簿や書類については、電子データで保存することはできず、物理的に書面として保管する必要があります。
5.電子帳簿保存法の対象者
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類の保存義務があるすべての事業者が対象となります。この対象には事業規模の大小も問われません。特に電子取引に関するデータの保存は完全に義務化されており、該当する事業者は必ず対応が求められます。
たとえば副業を行っている場合でも前々年の副業収入が300万円を超えていれば、現金預金取引等関係書類（領収書や請求書など）の保存義務が発生します。そのため、電子取引がある場合は適切な対応が必要となります。
6.電子帳簿保存法で求められる保存要件
この章では電子帳簿保存法で求められる保存要件について解説します。
電子帳簿等保存に関する保存要件
国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存（電子帳簿等保存）は事業者が最初から電子データとして作成した国税関係帳簿や書類を、電子データとして保存するための要件を定めたものです。これは任意で対応可能であり、パソコンで作成したデータを紙に印刷して保存することも問題ありません。
日常の取引記録や決算書類などを電子的に作成している事業者であれば、電子帳簿等保存の要件を満たす可能性があります。特に対応した会計ソフトを利用している事業者は、簡単に適用できます。
2022年1月からは国税関係帳簿に関して、「優良」および「その他」の2つのカテゴリーに分けられました。
優良帳簿の要件を満たしている場合、税務職員によるダウンロード要求には対応しないでよいこともあります。また「優良帳簿」を満たすと青色申告特別控除の適用が可能です。特に65万円の控除を希望する個人事業主は、青色申告特別控除を受けるために「優良」の要件を満たす必要があります。
スキャナ保存における保存要件
スキャナ保存に関しては、以下の条件が規定されています。
入力期限の設定
一定の解像度とカラー画像での読み取り
タイムスタンプの付与
読取データの保存
バージョン管理
入力者等情報の確認
適正事務処理要件
帳簿間での相互関連性の確認
読取結果を表示できる装置の準備
電子計算システムに関する概要書等の保管
検索機能の確保
特に解像度が200dpi以上で取引年月日・取引金額・取引先名での検索が可能であることなど、細かい条件が設定されているためこれらを遵守する必要があります。
電子取引における保存要件
電子取引データの保存に関する要件は以下の通りです。
改ざん防止対策を講じる
「日付」「金額」「取引先」で検索できること
ディスプレイやプリンタなどの表示・出力装置を備える
改ざん防止の対策としてはタイムスタンプの付与や履歴管理が行われるシステムを使用する必要はなく、他の方法でも問題ありません。検索機能に関しては専用のシステムを導入しなくても、索引簿を作成する方法や規則的にファイル名を付けることで対応できます。
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7.電子データと紙書類が混在している場合の対応策
取引関係書類である見積書や領収書は、取引相手によって電子データまたは紙の書類で交付される場合があります。そのため管理が煩雑になりやすく、どちらかに統一して一元管理することをおすすめします。自社や事業にとってどちらの方法が適しているか事前に検討し、方針を決めておきましょう。
たとえばECサイトで購入した商品について、Webサイト上でPDF形式の領収書をダウンロードする場合は電子取引に該当し原則としてデータ保存が必要です。一方で、実店舗での会食時に受け取る領収書は通常紙で発行されます。どちらも領収書という点では共通していますが、形式が異なるため別々に保管するケースが考えられます。
この場合「データ形式の領収書を保存するフォルダ」と「紙の領収書を保管するバインダー」に分かれて管理する必要があり、結果として見落とし・紛失・検索の手間が増える原因となります。
こうした問題を防ぐには、以下のいずれかの対応を検討することが有効です。
両方ともデジタル化して保存する方法
紙で受領した書類は、スキャナ保存の要件を満たすことでデータ化して保管することが可能です。中には、電子取引データの保存機能とスキャナ保存機能の両方に対応したシステムもあります。そのようなシステムを導入すれば書類を一元的に管理できるため、効率的で便利です。
両方を紙媒体で保管する方法
電子取引データの保存は義務化されていますが、その要件を満たしてデータとして保存したうえで社内管理の目的で取引書類を紙に印刷して保管することも可能です。例えば電子取引のデータ保存要件をクリアしたうえで印刷した取引書類と紙で受け取ったレシートを一緒にファイリングすれば、書類を紙媒体で一元管理することができます。
ただしこの方法では、印刷・ファイリングの漏れや書類の重複といったリスクを防ぐ対策が必要です。また印刷や保管作業に手間がかかるほか、保管スペースの確保も課題となります。こうしたデメリットを踏まえ、可能な範囲から順次データ化を進める運用がおすすめです。
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8.電子帳簿保存法とインボイス制度に関する書類の管理方法
電子帳簿保存法の対象となる取引関係書類のうち適格請求書（インボイス）に該当するものは、電子帳簿保存法とインボイス制度の双方の要件を満たして保存する必要があります。
インボイス制度は正確な消費税率と税額を記載した請求書を適切に管理するための仕組みで、2023年10月に開始されました。正式には「適格請求書等保存方式」と呼ばれ、この制度では適格請求書が正しく保存されていない場合には買い手側で仕入税額控除が受けられなくなる可能性があります。
適格請求書を紙で受け取った場合は紙の状態で保管するか、スキャナ保存の要件を満たしたうえでデータ化して保存します。一方データ形式で受け取った場合は電子取引のデータ保存要件に従い、そのままデータとして保存する必要があります。
適格請求書の保存方法は他の書類と大きく異なるものではありませんが、記載内容が要件を満たしているかの確認やインボイス制度の要件に基づいた帳簿の作成が求められます。これらの要件を効率的に管理するためには、電子帳簿保存法とインボイス制度の両方に対応した書類管理システムの導入が推奨されます。
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9.電子帳簿保存法の改正で個人事業主が取り組むべきこと
電子帳簿保存法は個人事業主にも適用されるため、以下のポイントを確認して準備を進めておくことが重要です。
電子取引の確認
個人事業主は、自身のビジネスで電子取引を行っているかどうかを確認する必要があります。もし実施している場合、国税関連の書類を適切な電子形式で保存する体制を整えることが求められます。法的な保存要件を理解し、それに適合するシステムやソフトウェアを導入することが重要です。
データの保管場所の決定
データ保存時には素早くアクセスでき、検索や印刷が容易にできる状態で整理しておくことが求められます。クラウドサービス・パソコンのハードディスク・会計ソフトなど、適切な保管場所を選定することが必要です。
またシステム更新や機器故障によるデータ損失を防ぐため、主要な保管場所とは別にバックアップを取ることをおすすめします。
ペーパーレス運用の検討
電子帳簿保存法に従って運用を行う場合紙と電子データの両方を管理するのは形式が異なり煩雑で難しいため、将来的には完全な電子データ保存への移行を検討することが望ましいといえます。
電子取引への未対応で青色申告の承認取消リスクがある？
最初国税庁のウェブサイトには青色申告が取り消しになる旨の記載がありましたが、現在では「よくある質問」において「すぐに青色申告の承認が取り消されたり、支出がなかったと判断されるわけではない」と修正されています。
取引が適切に記帳されそれが申告に反映されており、保存すべき取引情報が書面や電子データ以外の方法で確認できる場合には特に問題はありません。ただし電子データの保存に関する要件は依然として変わっていませんので、引き続き対応を進めることが推奨されます。
10.電子帳簿保存のメリットとデメリット
この章では電子帳簿保存のメリットとデメリットについて解説します。
電子帳簿保存のメリット
電子帳簿保存の主なメリットは以下の通りです。
保管スペースの削減
帳簿や取引書類は通常7年程度にわたって保存しなければならず、これらをすべて紙で保管すると大きな保管スペースが必要となります。
事務所内に保管する場合、通常の業務に使うスペースが圧迫されることになりかねません。一方、トランクルームや書類保管サービスを利用するには費用がかかります。電子保存はスペースを取らず必要な書類を効率よく管理できるため、保管場所の確保という課題を解消する優れた方法です。
システム導入による業務効率の向上
帳簿や書類を紙ではなくデータとして保存することで、「保管時」「保管中」「破棄時」の3つの段階で業務の効率化が可能になります。
紙の書類を管理するにはファイリング作業が必要で、ファイルの発注・ラベルの貼付・規定に従った整理が求められます。しかし電子保存システムを導入すれば、画面操作で簡単に保存が完了します（スキャナ保存を除く）。
また紙で保存した帳簿や書類を探す場合には保管場所に行ってファイルを探し、必要な情報を見つけるまで時間と手間がかかります。特に外部倉庫を利用している場合、さらに手間がかかります。しかし電子保存なら、日付や内容などで瞬時に必要なデータを検索でき効率的です。
破棄する際も紙の場合は情報漏洩を防ぐために専用の処理が必要ですが、電子データであれば簡単に削除ができます。
コスト削減
帳簿や書類を電子保存することで、ファイリング作業や管理にかかる人件費や保管スペースの費用を削減できます。また紙代・インク代・取引先への郵送費なども年間でかなりの金額になりますが、書類を電子化すればこれらのコストを削減することができます。
情報セキュリティの向上
書類の電子化に対して「セキュリティが不安」という懸念を抱く方もいるかもしれませんが、実際には電子化によってセキュリティが強化されると考えられます。
紙の帳簿や書類は誰でも手に取って閲覧できるため、情報漏洩や改ざんのリスクがあります。また、書類が破損したり、紛失したりする可能性も存在します。
一方で電子データはアクセス制限をかけることができ、指定された従業員のみが閲覧・編集可能です。改ざんができない仕組みや改ざん履歴が記録されるシステムを導入すれば、誤ってファイルが上書きされる心配もなくなります。
さらにクラウドシステムやバックアップを活用することで、データの紛失や破損のリスクを軽減できます。
電子帳簿保存のデメリット
電子帳簿保存の主なデメリットは以下の通りです。
初期導入費用がかかる
電子帳簿保存システムを導入すれば紙の書類管理から解放される一方で、重要な書類をクラウド環境などで管理する際にはセキュリティ対策に関する費用が必要となります。
具体的には信頼性の高いクラウド会計ソフトやクラウドシステムを利用して電子データを保存・管理するために、これらのツールの導入費用や月額の運用コストが発生します。
社員の周知・教育には時間がかかる
紙の書類管理からクラウド会計ソフトやクラウドシステムへの移行を行う場合、その業務移行や管理作業を担当する現場社員に不安や不満が生じることがあります。
既存の管理方法を変更し新しいシステムを導入することは現場社員にとって負担となるため、導入の意義や必要性について十分に説明して理解を得ることが重要です。
11.どう対応すればいい？電子帳簿保存法の簡単チェックポイント
電子帳簿保存法への対応がイメージしづらい方は、まず以下の3つの項目を順番に確認してみることをおすすめします。
国税関係帳簿や決算書類についての確認
国税関係帳簿や決算書類についてはどのように対応すれば良いでしょうか。
手書きで作成した場合
引き続き紙で作成・保管する方法でも、法律上は問題ありません。電子帳簿等保存は、電子的に作成された帳簿や書類をそのまま電子データとして保存することを指すからです。
ただし業務効率化の観点や優良電子帳簿の認定を目指す場合には、電子帳簿等保存の導入を検討することが望ましいでしょう。
デジタルで作成した場合
プリントアウトして紙で保存するか電子データで保存する場合には、電子帳簿等保存の要件に従った方法で保存する必要があります。
請求書や見積書の「受領」状況の確認
紙媒体で受け取った場合
引き続き紙で保管することは法的に問題ありません。ただし電子帳簿保存法により、特定の要件を満たすことで紙書類をスキャンして電子データとして保存することが可能となり、紙原本の保管が不要になります。
電子データで受け取った場合
電子取引に該当するため、取引情報は原則として電子帳簿保存法の要件に従いデータで保存する必要があります。さらに2023年10月に開始された「インボイス制度」では、発行者（売手）および受領者（買手）双方がインボイスの保存を求められます。
そのため、必要に応じて電子取引データを自動的に保存できるシステムの導入を検討した方が良いかもしれません。
請求書や見積書の「送付」状況の確認
印刷して紙で保存する場合でも電子データとして保存する場合でも、電子帳簿等保存の要件を遵守した保存が求められます。
手書きで作成し、紙で送付した場合
現物をそのまま保管する場合でも写しを電子データとして保存する場合でも、スキャナ保存の要件に従って保存する必要があります。
デジタルで作成し、紙で送付した場合
現物を保管する場合も写しを電子データとして保存する場合も、電子帳簿等保存の要件に従った保存が求められます。
デジタルで作成し、電子データで送付した場合
電子取引に該当するため、取引情報は原則としてデータ形式で保存して電子帳簿保存法の要件に従う必要があります。
12.電子帳簿保存法への対応時の注意点
この章では電子帳簿保存法への対応に関するポイントを解説します。
会計ソフトやクラウドサービスの選定
電子帳簿保存法の適用を受けるために、市販の会計ソフトやクラウドサービスを利用することが可能です。
もし優良帳簿に対応することを希望する場合、使用する会計ソフトやクラウドサービスが公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を取得しているかどうかを確認することが重要であるといえます。
社内規定や経理規程の見直し
電子帳簿保存法では電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の各要件が大きく緩和されましたが、それに伴い不正のリスクも増大しました。
このため改正された電子帳簿保存法では不正行為を防ぐための措置としてスキャナ保存における不正行為があった場合や電子取引における情報の偽造や隠蔽があった場合（例えば架空仕入れを計上するための事後的な電子データの改ざんなどが見つかった場合など）の重加算税の加重措置が新たに導入されました（2021年度改正）。
これらの加重措置の対象となることを避けるためには電子帳簿保存法に基づく電子保存を適切に運用する必要があり、そのためには明記されていないものの一定の社内規程を整備することが求められると考えられます。
例えば電子帳簿等保存を適切に運用するための社内経理規程・スキャナ保存のための電子保存規程・電子取引データの改ざん防止に関する事務処理規程などを作成することが有効です。こうした社内規程を導入することで、電子保存に関わる社員に適切な保存方法や社内ルールを明確に示すことができます。
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13.まとめ
改正電子帳簿保存法では電子データでの保存が義務化されているため、多くの企業が注意を払う必要があります。この義務を果たすためには法律に則ったシステムの導入など、初期投資が求められます。
ただし電子データでの保存には、紙の書類を保管する場合に比べて「保管スペースが不要」、「印紙代や印刷費などのコストが大幅に削減できる」、「書類の管理が簡素化できる」といった利点があります。
また経理業務の複雑化が懸念されている「インボイス制度」や、働き方改革に伴う「リモートワークの増加」においても帳簿類や請求書の電子化は非常に有効であるといえます。
今後の柔軟な対応を見据え電子取引で行う案件を増やし、できるだけ多くの書類を電子データとして保存できる環境を整えることを検討してみてはいかがでしょうか。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
