この記事では領収書の書き方やその必要性がわからないフリーランス向けに、記載すべき項目や領収書がない場合の対応方法について解説します。
フリーランスにとっては正しい領収書の発行だけでなく、適切に保存することも大切です。そこで、電子領収書の保存方法についてもご紹介します。
確定申告や税務調査に対するリスクを減らし、スムーズに対応できるようになりますのでぜひ参考にしてください。
目次
1.領収書とは？
領収書は取引における金銭の授受を証明する重要な書類であり、代金を受け取った側が発行します。発行者にとっては代金の受領を受取人にとっては支払いの事実を証明する役割があり、これにより二重請求や過払いを防ぐことができます。
必要な情報が記載され金銭のやりとりを証明できる書類であれば、レシートも領収書として扱うことが可能です。
2.フリーランスの領収書の受領方法と保管の仕方
フリーランスにとって、自分が支払った費用の領収書を保管することは重要です。仕事のために支出したお金は「経費」として計上できるため、領収書は忘れずに受け取るようにしましょう。
フリーランスは領収書をなぜ保管する必要があるのか？
フリーランスは、自分で確定申告を行う必要があります。確定申告の際には通常、仕事のために支出したお金を「経費」として計上できます。
収入（売上）から経費を差し引いた金額が「損益」となり、そこからさらに控除を引いたものが「所得」です。この所得に税率を適用することで、納める税額が決まります。そのため経費として計上する金額が多いほど所得が低くなり、結果的に税額も減ります。
ただし、すべての支出を経費にできるわけではありません。仕事上の支出であることを証明し不正会計ではないと示すためにも、フリーランスは支払った費用の領収書をしっかり保管することが大切です。
3.フリーランスが領収書をもらう際の宛名の書き方
厚生労働省によるとフリーランスとは実店舗を持たず、自己の経験・知識・スキルを活かして収入を得ている人々のことです。この章ではその取り扱いについて考えていきます。
まずは、領収書を受け取った場合の状況から見ていきましょう。
宛名が記載されていない領収書のリスクとは？
例えばフリーランスの人が領収書を受け取った際に、宛名が記載されていない場合があります。スーパーやタクシーの領収書で宛名がないものをよく見かけますが、これらは不特定多数の取引相手を対象にしたものであり消費税のインボイス制度では特定の業種のみが認められています。
そのため上記の業種以外で宛名がない領収書は、税務調査で他人への領収書と疑われる可能性があるため注意が必要です。
領収書を受け取った際は、発行日・宛名・金額・但し書き・内訳・発行者が正確に記載されているか確認することが大切です。
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4.フリーランスは確定申告で領収書を提出する必要があるのか？
取引時に交付される他の書類の有無によって、領収書が必要かどうかが変わることがあります。例えば請求書が正しく作成されその請求額を銀行振込で支払った場合、銀行の振込票が支払いの証拠として使えるため必ずしも領収書が必要ではないこともあります。
そのためすべてのケースで領収書が必須というわけではありませんが、現金で支払った場合などには必ず領収書を受け取るようにしましょう。
確定申告では領収書の提出は求められない
確定申告とはフリーランスとしての活動において、1年間の収入と経費をもとに法人税や所得税を算出し税務署に申告する手続きです。個人の場合は1月1日から12月31日までの1年間が対象となり、法人の場合は事業年度（基本的には1年間）が対象となります。
確定申告では所得税でも法人税でも領収書自体の提出は求められず、「領収書などをもとに計算された結果として」確定申告書とその添付書類を提出します。所得税の場合、添付書類としては「青色申告決算書」や「収支内訳書」などが必要です。
ただし、受け取った領収書には保管義務があります。領収書は個人の場合も法人の場合も基本的に7年間保管する必要があり、税務署からの問い合わせに対応できるようにしておくことが求められます。領収書の保存期間については後ほど詳しく解説します。
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5.フリーランスの領収書の適切な保管方法
前述のように領収書を受け取った場合は、一定期間保管することが求められます。通常、紙で受け取った領収書はそのまま紙の形で保管します。特に感熱紙タイプの領収書については文字が薄くなるのを防ぐために、熱や光が直接当たらない場所で保管するよう注意が必要です。
さまざまな整理・保管の仕方
紙で受け取った領収書にはさまざまな保管方法がありますが、一般的に行われている簡単な保管方法をいくつか紹介します。
ノートに貼り付けて管理する
ノートやスクラップブックなどに、整理した領収書を順番に貼っていく方法です。ただし感熱紙は溶剤に反応することがあり、のりの成分によって文字が黒くなることがありますので感熱紙にのりを使う際は注意が必要です。
封筒にまとめて保存する
領収書などがそれほど多くない場合は月ごとや費目ごとに専用の封筒を用意し、その中に整理して保管する方法があります。封筒は少し大きめのものを準備すると便利です。
クリアファイルなどで分類・整理する
最近では領収書専用のクリアファイルも販売されているため、それを使ってファイルにインデックスを付けて管理するのも一つの方法です。月別・科目別・取引先別など、整理しやすく探しやすい分類を意識しましょう。
また電子取引で領収書を受け取った場合でも、保存期間は変わりませんが電子帳簿保存法に従って領収書のデータを適切に保存する必要があります。
6.フリーランスが領収書を受け取る際の注意点
領収書を受け取る際には宛名を自分の名前にすべきか、屋号にすべきかを知っておくことが重要なポイントです。また領収書には保管期間が定められており、その期間中は紛失しないよう適切に保管することが求められます。
以下では、領収書の宛名や保管方法について詳しく説明します。
宛名を正しく記入してもらう
フリーランスが領収書を受け取る際には取引の正確性を保つためにも、宛名は自分の名前や屋号で記載してもらうことが重要です。
屋号がある場合は宛名に屋号を記載してもらうことで、後から領収書を確認した際に業務用の取引であることが明確になり経費処理がスムーズになります。屋号がない場合は、自分の名前を宛名として記載してもらいましょう。
「上様」と記載されていても法的には問題はありませんが後で確認が難しくなる可能性があるため、できるだけ具体的な宛名を使ってもらうことをお勧めします。
領収書の保管の方法と期限を守る
領収書は税務調査の際に経費の証拠として提出できるように、適切に保管しておくことが求められます。
領収書を保管する際は、月別や経費項目別（交通費、通信費など）に整理するのが効果的です。整理することで、後から必要な書類を迅速に見つけやすくなります。
またスキャンしたデータをクラウドサービスに保存し、バックアップを取ることで紛失のリスクを避けることができます。
さらに2023年10月から適用されたインボイス制度に基づく領収書を使用する場合、7年間の保存が必要です。
領収書をもらえない場合は出金伝票で代用する
金銭を支払った場合でも領収書をもらえなかったり、領収書の発行を頼みにくかったりすることがあります。例えば自動販売機の利用やバス代などの交通費・取引先へのご祝儀・香典・見舞金などが該当します。
その場合、領収書の代わりに出金伝票を作成しましょう。出金伝票には支払日・支払先名称・勘定科目・内容・金額を記載します。
またインボイス制度においては業務の性質上インボイスの発行が難しい場合、交付義務が免除されることがあります。例えば、3万円未満の公共交通機関の運賃や自動販売機での購入などが該当します。
7.フリーランスも領収書を発行することがある
民法では取引の際に代金を支払った者は、受領した者に対して領収書やレシートなどの受取証書を発行するよう請求できると定めています。
つまりフリーランスでも、代金を受け取った証拠として取引先などから領収書の発行を求められることがあります。ただし取引先から何も言われていない場合や、事前に領収書を発行しないことが決まっている場合は領収書を発行しなくても問題ありません。
逆にフリーランスが取引先やクライアントに支払いを行う場合、領収書の発行を求めることが重要な場合もあります。事業に関連する支出は基本的に経費として計上できますが領収書がないと支払いを証明できず、経費として認められない可能性があるからです。
また領収書には「同時履行の原則」があり、金銭の受け渡しと領収書の発行は同時に行われる必要があります。そのため領収書の発行を依頼して拒否された場合、支払いを行う側は支払いを拒否することができます。
支払内容を証明するため
領収書は「いつ・誰に・何のために、いくら支払ったのか」を証明する書類です。フリーランスにとっては事業の「経費」を証明するための重要な証拠となり、経費計算の基礎になります。
経費として計上したい支出については、基本的にすべて領収書を受け取ることが必要です。
法的に保存が義務付けられているため
経費として計上した領収書は、一定期間保存しておく必要があります。これは税法に基づく義務であり、「税額を決定するための証拠」として領収書の保管が求められます。
なお保存の義務はありますが、確定申告時に領収書を提出する必要はありません。税額を算出するための証拠として保管しておけば十分です。
要求されれば発行する義務が生じるため
お金を受け取ったからといって、必ずしも領収書を発行しなければならないわけではありません。「領収書を発行しない」という選択をすることも可能です。
ただし民法には支払った側は支払いの引き換えとして受取証書を交付してもらうことができるという規定があります。つまりお金を受け取った以上、相手から要求された場合は支払いと引き換えに領収書を発行する義務があります。
ただしお互いの合意があれば、領収書の発行義務は生じません。例えば銀行振込で支払いが行われた場合は、振込明細や口座明細の記録で代用することも可能です。
インボイス制度が領収書に与える影響
2023年10月から、インボイス制度が導入されました。インボイスは「適格請求書」とも呼ばれ請求書だけでなく、記載要件を満たした領収書・レシート・納品書などもインボイスとして扱われます。
この制度では買手側がインボイスを受け取らないと、仕入税額控除を受けることができません。そのためフリーランスが売手側であっても、取引先（買手側）からインボイスとして領収書の発行を求められることがあります。
これまで領収書を発行する必要がなかった取引でも、インボイスとして領収書を発行しなければならなくなる場合があります。
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8.個人事業主・フリーランスが領収書を作成する際に必要なもの
フリーランスでも、取引先によっては領収書の発行を依頼されることがあります。領収書を発行する際には、以下の項目を準備しておきましょう。
領収書のフォーマット（テンプレート）
領収書は手書きでもExcelでも問題ありません。インターネットではさまざまな無料Excelテンプレートが配布されているので、使いやすいフォーマットをダウンロードして準備しましょう。また市販の領収書を使用する場合は、控えを残せる複写式のものが便利です。
インボイス制度が導入されると売手側がインボイス登録者（適格請求書発行事業者）の場合、インボイスの控えを保存する必要があります。
手書き・Excelの領収書でもインボイスの要件を満たす内容を記載して発行しなければならないため、テンプレートがインボイスの要件に合っているか事前に確認しておくことが重要です。
収入印紙
経済取引に関する契約書や領収書などの文書は「課税文書」と呼ばれ、領収書もその一種です。
課税文書のやり取りには税金がかかり、この税金は印紙税として知られています。納税は収入印紙を貼付することで行われ収入印紙は郵便物に貼る普通切手のような形状をしており、コンビニや郵便局で購入できます。
領収書に記載された金額が税抜きで5万円以上の場合、その金額に応じた収入印紙を貼る必要があります。収入印紙の費用は、領収書を発行する側が負担します。
一般的に印紙税における「記載金額」は消費税などを含む金額とされていますが領収書の場合には消費税額が別途記載されている場合や税込価格および税抜価格が記載されていることで取引に適用される消費税額が明確であれば、記載金額に消費税を含めないことが認められています。
また、印紙税は書面での課税文書のやりとりにのみ課せられる税金です。そのため領収書を電子メールやFAXで送るような電子取引の場合は、金額に関わらず収入印紙は必要ありません。
印鑑（社判・認印など）
収入印紙を領収書に貼付した後は、消印処理（領収書と印紙をまたいで押印すること）が必要です。この際に使用する印章は、契約時に使用したものではなくても構いません。シャチハタなどのスタンプも消印として使用できます。
封筒
領収書を入れる封筒のサイズに特に決まりはありません。郵送する場合だけでなく、取引先担当者に直接手渡しする際も封筒に入れて渡す方が丁寧です。
「領収書在中」スタンプ
封筒には「領収書在中」のスタンプを押します。スタンプがない場合は、手書きでも問題ありません。封筒に中身が領収書であることが一目でわかるようにしておくと、相手先で受け取った際に迅速に担当者に回してもらいやすくなります。
切手
領収書を郵送する際は、必要な切手を準備しましょう。なお、領収書は「信書」に該当するため、宅配便やメール便では送付できないことに注意が必要です。
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9.領収書の作り方
この章では、領収書に記載すべき具体的なポイントを紹介します。
記入日
領収書には、代金を受け取った日付を記載することが求められます。この日付は、金銭の授受があった証拠となり、二重請求や支払いの防止に役立ちます。
日付は西暦でも和暦でも問題ありませんが例えば「2025年10月1日」や「令和6年12月1日」のように、正確に記入することが大切です。
日付が空欄だったり不正確なものだったりすると、税務署から指摘される可能性がありますので注意しましょう。また記載する日付は取引日ではなく、実際に支払いが行われた日であることを忘れずに記入してください。
宛名
領収書の宛名には、支払者の氏名や会社名を正確に記載する必要があります。略称や「上様」などの表現は避け、正式な名称を使用することが重要です。例えば会社名の場合、「（株）〇〇」ではなく「株式会社〇〇」と記載します。
宛名が不適切であると税務上無効とされる可能性があるため、注意を払う必要があります。
支払金額
取引金額は、実際に受け取った金額を税込みで記載します。金額の前には「¥」や「金」と記入し、末尾には「ー」や「円也」を書くのが一般的です。また数字は3桁ごとにカンマで区切り、桁数や「0」の数を確認しながら誤解を招かないよう丁寧に記入しましょう。
発行者情報（住所など）
発行者の欄には、自分の氏名や屋号、住所を記載します。事務所がある場合はその住所を、ない場合は自宅の住所を記入してください。記入方法は手書きでも印刷でも問題なく、ゴム印を使うこともできます。
押印
領収書に印鑑を押すことは法的に義務ではありませんが、偽造防止のためには押印が有効です。印鑑がない場合でも領収書としての効力は変わりませんが、取引先によっては押印を求められることがあります。
そのため、取引先の要望に応じて印鑑を使用することが一般的です。
10.電子帳簿保存法における領収書の取り扱い
領収書は証憑書類の一つであるため、電子化する場合には電子帳簿保存法の対象となります。
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、電子データで発行または受領した領収書はそのまま電子データで保存することが義務付けられました。電子保存を行う場合、例えば「検索機能を備えた保存方法にする」や「訂正・削除を含む改ざん防止策を講じる」といった対応が求められます。
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11.フリーランスが領収書を発行する際の注意点
フリーランスが領収書を発行する際には、いくつか留意すべき点があります。ここでは、領収書発行時の注意点をご紹介します。
クレジットカード払いなら領収書の発行は不要
代金をクレジットカードで支払ってもらった場合、領収書の発行は必要ありません。
クレジットカード払いでは取引先から直接お金を受け取るのではなく、カード会社を通じて支払いを受けるためです。そのため取引先が領収書の発行を求めても、発行する義務はありません。
しかし取引先からの要望で領収書を発行する場合には、クレジットカード払いで代金を受け取ったことを明記するようにしましょう。
原則として領収書の再発行はしない
原則として、領収書の再発行は行いません。取引先から再発行を依頼された場合でも、応じる義務はありません。
領収書は、金銭の授受が完了したことを証明する証憑書類です。もし1つの取引で複数の領収書を発行すると、経費の二重計上などの不正行為を助長する恐れがあります。例えば「領収書を紛失した」との理由で再発行した場合には実際には紛失していない可能性があり、先方が経費を架空計上するために使うことも考えられます。
不必要なトラブルを避けるため、領収書に「再発行はできない」と明記しておくと良いでしょう。もし取引先との関係で再発行をどうしても断れない場合は、「再発行であること」が明確にわかるように記載することをおすすめします。
発行した領収書の控えは7年間保管が必要
領収書を発行したら、必ずその控えを保管しておきましょう。領収書の控えは、金額の訂正や再発行を依頼された際に必要になります。また税務調査が行われた場合にも役立つことがあるので、捨てないようにしましょう。
領収書の控えは、原則として7年間保管することが求められています。この7年の期間は発行日からではなく、発行した年度の「確定申告の提出期限の翌日」から計算されます。
例えば2023年1月に発行した領収書については、2024年2月の確定申告書類に該当します。2024年の確定申告の提出期限が3月15日であれば、その領収書の保管期限は7年後の2031年3月16日までということになります。
12.領収書に関するよくある質問
この章では領収書に関する質問に答えます。
領収書は電子データやPDF形式でも有効？
領収書は、電子データやPDF形式でも有効です。データを送付する側と受け取る側の合意があれば、領収書として法的効力を持ちます。ただし写真データの場合には画質が低くて内容が読み取れない場合には認められないことがあるため、できるだけ高画質のものを用意するようにしましょう。
レシートは領収書の代わりになる？
レシートも領収書として認められます。購入日付・品目・金額・消費税などが記載されていれば問題ありません。支払った内容が詳細に記載されたレシートであれば有効です。
またインターネット通販で商品を購入した場合、取引内容が記載されたメールを印刷して領収書として使用することも可能です。その場合には日付・金額・品目・店舗名・購入者などの詳細が分かるように印刷してください。
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13.まとめ
フリーランスにとって、領収書は非常に重要です。金銭のやり取りを証明するだけでなく、フリーランスとしての活動を証明するものでもあります。
領収書の発行を依頼されたときに迅速に対応できるよう、あらかじめ準備しておきましょう。取引先が紙の領収書にこだわらない場合は、電子形式での発行が便利です。
領収書の発行が難しいと感じたり面倒に思うことがあれば、領収書発行サービスを導入するのも一つの手です。まだクラウド会計を導入していない場合はこの機会にクラウド会計を取り入れ、領収書の発行や管理を一元化することを検討するととても便利です。
また、受け取った領収書は経費として計上するためにしっかり保管しましょう。後で簡単に取り出せるよう、整理方法を確立しておくとさらに便利です。
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